Top-office11.ru

IT и мир ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Access деген не

MICROSOFT ACCESS МӘЛІМЕТТЕР ҚОРЫН БАСҚАРУ ЖҮЙЕСІ Microsoft Access программасы туралы жалпы мағлұмат

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

. Microsoft Access мәліметтер қорын басқару жүйесі

Microsoft Access программасы туралы жалпы мағлұмат

Мәліметтер басқару жүйесі (МҚБЖ) – мәліметтер қорын құрып, онымен жұмыс істеуге арналған программалық құрал. Әлемде көптеген МҚБЖ бар. Шын мәнінде олардың көбі аяқталмаған өнім болып табылады, ал арнайы программалық тілдер арқылы мәліметтерді басқаратын құрылымдарды жасауға болады. Мұндай тілдерге Clipper, Paradox, FoxPro және басқаларын айтуға болады.

FoxPro – программалау тілі, ол арқылы МҚБЖ құруға болады. Мәліметтер қоры бизнесте көп қолданылады, сондықтан оны жүзеге асыратын құралдар керек болды. Бұл мақсатта Microsoft Office пакетіне енетін Access программасы пайда болды. Оның түрлі версиялары бар: Access 2.0, Access95,97, т.с.с. Access9х көмегімен пайдаланушылар қуатты мәліметтер қорларын программаламай-ақ жүзеге асырады, сол сияқты программалау мүмкіндіктері бар. Ол үшін Visual Basic программалау тілін білу керек. Тағы бір ерекшелігі Office 9х пакетіндегі басқа программалармен біріге алады.

Мәліметтер қоры – Access-ті іске қосу үшін:

Іске қосу – Программа – Ms Access.

Access-тің өңдеу обьектісі болып кез келген, кеңейтілуі .mdb болатын мәліметтер қорының файлы болып саналады. Бұл файлға төмендегі негізгі обьектілер кіреді: кесте, сұраныс, форма, отчет, макрос, модуль.

Кесте . Мәліметтер қоры кестесіз болуы мүмкін емес. Access 97-де жалпы тақырыпта біріктірілген мәліметтер жиынтығы кесте болып табылады.

Сұраныс мәліметтерді талдау, өзгерту және қарауға негізделген. Ол сондай-ақ форма мен отчет құруда жазулар көзі ретінде де қолданылады, әлдеқайда көп таралған сұраныс түрін таңдау арқылы сұраныс, ол бір немесе бірнеше таблицадан пайданалушы берген критерийлерге сәйкес мәліметтер теруді орындайды.

Форма Microsoft Access обьектісі, мәліметтер енгізу үшін қолданылады. Әрбір формаға енгізу үшін, кесте өрісіндегі мәліметтерді бейнелеу үшін немесе өзгерту үшін қолданылатын басқару элементтерін орналастыруға болады, яғни форма дегеніміз толтыратын бланк және мәліметтердің жинақталуының маскасы.

Есеп – қарауға қолайлы түрде таблицалар мен запростардан қорытынды мәліметтерді бейнелеу үшін қызмет етеді, яғни мәліметтерді баспадан шығаруға арналған.

Модуль — Microsoft Access-те команда және макрокоманда көмегімен жүзеге асыру мүмкін емес операцияларды толықтырушы құралдар – оқиғаларды өңдеу процедурасы немесе VBA тілінде жазылған есептеулерді қолдануға мүмкіндік беруі. Мұндай процедуралар модуль түрінде бейнелейді.

Макрос – мәліметтер қорын толтыру, информацияны теру т.б. процестерді автоматтандыратын макростарды мәліметтер қоры құрамына қосу керек. Microsoft Access-те мәліметтер қорын өңдеудің автоматтандыруды 2 тәсілмен макрос арқылы және VBA тілінеде программалау жолымен жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Бірнеше есеп тең формалар ашу мен жабу бірнеше документтерді шығару және қағазға басу, құрал-саймандар панелінің бейнелеу/ бейнеленбеуі т.б. сияқты қиын емес процестерді тездету үшін макрос қолдану қолайлы.

Access – реляциялық мәліметтер қорын басқару жүйесі. Қарапайым 2 өлшемді кестелер реляциялық мәліметтер қоры болып табылады. Мәліметтер қорын басқару жүйесі мәліметтер қорын құру, мәліметтерді өңдеу, қандай да бір шарт бойынша қордан мәліметтерді таңдау, қор негізінде әр түрлі формалардың есеп беруі (отчет) құрушы жүзеге асырады.

Мәліметтер қорында 2 өлшемді кестенің жолдары жазбалар деп, бағандары өрістер деп аталады.

Дәлірек айтқанда, мәліметтер қорында, кестелерде әр бір жол жазба болып табылады, ал жазба бірнеше өрістерге бөлінеді, олар:

а) мәліметтер қорын құру;

б) мәліметтер қорының құрылымын өзгерту;

Реляциондық модель – ең қарапайым модель берілгендерді кесте таблица түрінде топтастырған модель. (1 сурет)

1 сурет (Кестелерді құру)

берілгендерді қолданбалы программаларға тәуелдігіш жою мақсатында 1970 жылы математик Код реляциондық модель концепциясын ұсынды. Қатынас белгілі бір шарттарда қанағаттандыратын 2 өлшемді кесте.

Қатынастың бағандары – артрибуттар деп аталады. Ал жолды жазулар деп атайды. Реляциондық қоры дегеніміз – бір — бірімен байланысты қатынастар жиыны әр бір қатынас жеке файл түрінде сақталынады. Олар келесі тәртіппен байланысқан (файл, кесте, қатынас, мән).

Модель құрылым ы ның қаталдығы және жұмыс жылдамдығының берілгендер қорының өлшеміне тәуелділігі.

Microsoft Access — бұл функционалдық тұрғыдан толық әрі реляциондық М Қ БЖ. Онда қолданушыға барлық қолайлы жағдайлар қарастырылған: яғни, қолданушы кез келген ақпаратты анықтап, өңдей алады, онымен қатар үлкен көлемді қамтитын ақпартпен жұмыс істей алады.

Ақпарат базасын басқару системаларына сүйеніп, біз ақпараттардың мінездемелерін, олармен жұмыс істеуді, және бірлесіп жұмыс істеуді бақылай аламыз.

М Қ БЖ 3 басты функциядан тұрады:

Осы функционалдық мүмкіндіктердің барлығы Microsoft Access — те толықтай ө н е алады.

Кез келген құжатпен немесе электрондық таблицамен жұмыс істеу кезінде біз құжаттың мазмұнын немесе таблицаның әр бір ұяшықтың орнын өзіміз таңдай аламыз. Тексттік редакторларда бұл информацияны керек жерге орналастыру үшін қажет.

Ал электрондық таблицаларда ақпаратты сақтау, керек есеп айырылысуларын жүргізу және қортындыларды керекті түрде ұсыну міндетініз болады.

Егер де электрондық таблицадағы жолдар саны 100-ден асып кетсе, және де құжат біршене беттен тұрған жағдайда ақпаратпен жұмыс істеу өте қиын болады. Егер де сіз басқа да қолданушыларға арналған белгілі бір электрондық таблицаларды құрсаңыз, ондағы өзгерістерді, және жаңадан енгізілген сандарды бақылай алмайсыз.

Мысалы, сіздің таблицаңыздың бір ұяшығында күн (мерзім), ал екіншісінде ол күнде түскен ақша сақталу керек болса, қолданушы оны кездейсоқтықтан ауыстырып алуы мүмкін. Осы сияқты көптеген мысалдар келтіруге болады.

МҚБЖ-ның арқасында біз ақпараттың түрін және де оның сақталу әдістерін өзіміз таңдай аламыз. Сіздер сонымен қатар жұмыс істеуге қолайлы болу үшін, (ақпараттарды дұрыс енгізу үшін) басты талаптарды қоя аласыз.

Сіздер Microsoft Access барлық мүмкіндіктерді қолдана аласыз: DDE (DynamicDataExchange, ақпаратпен динамикалық түрде алмасу), және OLE (ObjectLinking and Emedding қарым-қатынас және объектілерді енгізу).

Microsoft Access көптеген ақпарат форматтарымен жұмыс істей алады (МҚБЖ-ның басқа да файлдық структураларымен). Сіздер ақпараттың импорт және экспорт процестерін текстік редакторларынан және де электрондық таблицалардан ала аласыз.

Microsoft Access көмегімен сіздер Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro және т.б. файлдарды өңдей аласыз. Бұл файлдарды сондай-ақ Microsoft Access импорттауға да болады.

Текстік редактордағы немесе электрондық таблицадағы ақпаратпен жұмыс МҚБЖ-дағы жұмыстарынан көптеген айырмашылықтары бар. Текстік редакторда даярланған құжатта сіздер таблицалық ақпаратты қосып, оны өңдей аласыз. Ал электрондық таблицада құрылған құжат берілген бір есепті шешу үшін арналған. Сондықтан оны басқа да бір есепке қолдану өте қиын. Ақпаратпен жұмыс істеу кезінде МҚБЖ көптеген әдістерді қолданады. Мысалы, сіздер ақпаратты іздеу шараларын жеке таблицада өңдіре аласыз. Бір команданы қолдана отырып, жеке бөлікте орналасқан барлық ақпаратты жаңарта аласыз.

Таблицадағы ақпаратты өндеу үшін Microsoft Access SQL деген өте күшті тіл қолданылады. Оның көмегімен бір немесе бірнеше таблицадан бізге керекті информацияны ғана белгілей аламыз.

Microsoft Access ортасында есептерді шешу үшін SQL тілін міндетті түрде білу керек жоқ.

Текстік құжаттар мен электрондық таблицалар «бір қолданушының» есептерін шешуге арналған өте қарапайым құрал. Бірақ, олар бірлесіп жұмыс істеу кезіне қолданылмайды.

Электрондық таблицалар ақпараттың әртүрлі формаларын енгізуге арналған, бірақ, егер де біз ақпаратты толықтай комплекстік бақылаудан өткізетін болсақ, онда функциялардың жетіспеушілігі айқын байқалады.

Шағын фирмаларда электрондық таблицалардың счет-фактура шаблоны ғана қолданылады. Бизнестің үлкеюімен қатар жұмыскерлер қатары да өзгереді, осы кезде ақпараттар базасының тигізетін әсері мол.

Сондай-ақ электрондық таблица өндірісте де қолданылады, бірақ оның мазмұны жұмыскерлердің өз жұмыстарының есептерімен шектелуі тиіс. Ал толықтай бухгалтерлік есеп айырысулар ақпараттар базасында сақталуы қажет.

Бірлесіп жұмыс істеу кезінде ақпарат базасының басқару системасының арқасында ақпаратты санкционалдық емес енуді қорғай аламыз, соның нәтижесінде бұл ақпаратты белгілі бір қолданушылар ғана қолданып, оларға жаңадан енгізулер енгізе алады. Бірлесіп жұмыс іст е уге арналған МҚБЖ кез келген қолданушының бәріне ұқсас ақпаратты өндеуге жол бермейді (ондағы ақпаратты әркім әртүрлі өзгерте алмайды).

Сіз қандай қолданушыларға немесе қолданушылар топтарына белгілі бір ақпараттағы объектілерге жұмыс істеуге рұқсат етуіңізді енгізе аласыз.

Access-тің негізгі жұмыс істеу объектілері

Қандай ақпарат сізге керек, ол қалай сақталуы тиіс – осының бәрі ақпаратты басқару сұрағының басты шешімдері болып табылады.

Читать еще:  Как добавить вычисляемое поле в access

М Қ БЖ да көптеген қосымшаларды кұрастыра аламыз. Олар ақпаратты басқару және оны өндеуге мүмкіндік беретін арнайы инструменттерден құралған.

Сіздердің есептеріңізді автоматизациялау мақсатында сізге күшті реляциондық М Қ БЖ және қосымшаларды құрастыруға арналған система керек болады. Көптеген қосымшаларды құрастыру системалары белгілі бір тілді білу қажет етеді, мысалы Си немесе Xbase тілдері.

Осы программаның көптеген жетістіктеріне қарамастан, сізде белгілі бір бастапқы білімдер болуы керек.

Microsoft Access ж ұмыс ең алдымен реляциондық таблицаларды және олардың шеткі аймақтарын анықтаудан басталады. Осыдан кейін формалар, есептер және де макростар көмегімен сіз осы ақпараттардың істерін анықтай аласыз.

Төменде Microsoft Access жұмыс істеудің қолайлы жағдайлары келтірілген:

Сізде көп жеке файлдар бар, олардың кейбіреулері өте үл к ен көлемді қамтиды, соның нәтижесінде осы факторлардың бәрі ақпаратпен жұмыс істеу процесін тікелей қиындатады.

Сіздер ақпаратты бі р неше әдіспен қолданасыз: белгілі бір счет-фактураларға, қорытындыларға арналған әдістер. Осы және тағы да басқа әдістерді қарастыру кезінде сіз ақпаратты жан-жақты қарастыру керексіз.

Белгілі бір ақпаратпен бірнеше қызметшілердің жұмыс жасауы. Мысалы, ақпараттарды енгізу, оны жаңарту және қорытындылау нәтижелерімен әртүрлі адамдар жұмыс жасайды. Егер электрондық таблицаларға бір ғана қолданушы өзгерістер енгізе алса, ақпараттар базасында бірнеше адам бір уақытта, бір таблицамен жұмыс істеп, ө з гертулер енгізе алады.

Сіздер санкционалдық емес енуден қорғауды қамтамасыздандыру керексіз. Ақпарат базасының сақталуын және ондағы с андардың енгізілуін қадағалау керексіз. Себебі, бұл ақпараттарға бірнеше қолданушылар ене алады.

MS Access бағдарламасы

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Ноября 2013 в 10:38, реферат

Описание работы

MS Access — ең кең тараған деректер басқару жүйелерінің (ДҚБЖ) бірі болып табылады. Оның шежіресіне көз жүгіртетін болсақ төмендегідей мәліметтерді айтуымызға болады:
• 1995 Access 7 (Windows 95 үшін MS Office 95 пакеті)
• 1997 Access 97 (MS Office 97 пакеті)
• 1999 Access 2000 (MS Office 2000 пакеті)
• 2001 Access 2002 (Office XP пакеті)

Содержание работы

Кіріспе
MS Access бағдарламасы
MS Access –тің мәліметтер қоры
МҚБЖ
Деректер базасы
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі

Файлы: 1 файл

Баяндама.docx

  1. Кіріспе
  2. MS Access бағдарламасы
  3. MS Access –тің мәліметтер қоры
  4. МҚБЖ
  5. Деректер базасы
  6. Пайдаланылған әдебиеттер тізімі

MS Access — ең кең тараған деректер басқару жүйелерінің (ДҚБЖ) бірі болып табылады. Оның шежіресіне көз жүгіртетін болсақ төмендегідей мәліметтерді айтуымызға болады:
• 1995 Access 7 (Windows 95 үшін MS Office 95 пакеті)
• 1997 Access 97 (MS Office 97 пакеті)
• 1999 Access 2000 (MS Office 2000 пакеті)
• 2001 Access 2002 (Office XP пакеті)
• 2003 Access 2003 (MS Office 2003)
• 2007 Microsoft Office Access 2007 (MS Office 2007)
• 2010 Microsoft Office Access 2010 (MS Office 2010)
Microsoft Access бағдарламасы ол – кез-келген фирма, мекеме, шағын кәсіпкерлік шаруа-шылықтар бір-бірі туралы мағлұмат алу үшін, немесе келісу үшін, арнайы қағаздар толтырып, құжаттар дайыдап, қағаздардың санын көбейтіп әуре болмайды. Мұның бәрін осы бағдарлама жасайды. Бұл бағдарламада кесте түрінде, сызба түрінде, кез-келген фирманың толық мағлұматтары болады. Оны алып қарап, онымен тікелей жұмыс жасай беруге болады.
Microsoft Access бағдарламасы қазіргі кезде компьютерлік технологиялардың құралы ретінде кеңірек пайдаланылуда. Ол өнідіріс орындарында, баспа-кітап шығару салаларында, оқулықтар жасауда, сауда-саттық айналымында есептік жүйелерді орындауда ерекше рөлді атқарады.

Microsoft Access бағдарламасы көбінесе, баспа қызметерінде, жоба жасау, типография-лық және топографиялық, жалпы инженерлік саланың бәрін де қызмет етеді. Сонымен қоса конструктілік тәсілдердерді орындау, кестелермен жұмыс жасау салаларын да қамтиды.
MS Accessақпаратты көрсету және сақтау үшін пайдаланылатын жеке компонеттерден тұрады. Олар: кесте, форма, есеп беру, сұраныстар, деректерге мүмкіндік беретін беттер, макростар және модульдер. Формалар мен есептерді құру үшін конструкторлар қолданылады, сондықтан бұл компонеттер конструкторлық объектілер деп аталады. Конструкторлық объектілер басқару элементтері деп аталатын едәуір кіші объектілерден тұрады (олар: өріс, батырмалар, диаграммалар, жақтаулар, және т.б.).
MS Access кіру жолы: пуск – все программы – MS Office – MS Access.

MS Access-те бүкіл ақпарат кестелерде беріледі.

Кесте — деректер қорының негізі болып табылады.
Формалар-форма терезесінде кестелерді енгізу мен көру үшін қолданылады. Олар экранда бейнеленген ақпараттың көлемін шектеуге мүмкіндік береді және оны тиісті түрде көрсетеді.
Есеп берулер деректер қорында бар ақпаратты бейнелеу үшін қолданылады. Есеп берулер конструкторының көмегімен деректер тобын, өрістер тобын және есептелінетін өрістерді, оларға сәйкес өз есеп берулерімізді дайындай аламыз.
Сұраныс деректер қорынан ақпаратты алады, әрі мұнда деректер бірнеше кесте арасында бөлінген болуы мүмкін. MS Access-те сұранысты пішімдеу үшін үлгі бойынша сұрату деген әдіс қолданылады. Визуалды ақпарат негізінде бұл әдісті қолдана отырып бір немесе бірнеше кестелерден қажетті деректерді алуға болады.
Деректерге қатынау беті MS Access немесе Microsoft SQL Server деректер қорында сақталған интернет немесе интернет арқылы жұмыс істеуге және оларды көруге арналған Web парақтың арнайы түрін ұсынады.
Макростар жиі орындалатын операцияларды автоматтандыруға арналған. Әрбір макрос бір немесе бірнеше макрокомандалардан тұрады, олардың әрқайсысының белгілі бір қызметі бар, мысалы, формаларды немесе есептерді баспаға жібереді.

Мәліметтер қоры (МҚ) – қандай да пәндік аймақтағы ақиқат өмірдің нақты объектілері туралы мағлұматтардың өзара байланыстағы жиынтығы.

МҚ-ның негізгі мақсаты – нақты өмірдің объектілері туралы өте үлкен мәліметтер санын олардың арасындағы байланыстарды ескере отырып өңдеу. МҚ іргелі ұғымдары – объект, атрибут, байланыс.

Объект – бізді қошаған нақты болмыстың (заттың, үрдістің, құбылыстың) белгілі бір бөлігі.

Атрибут – объект қасиеттерінің ақпараттық бейнеленуі, яғни объект белгілерінің бірін (мысалы көлемі, түсі, т.с.с.) немесе жұмыс істеу ерекшеліктерін анықтайтын сол объект элементінің сипаты.

Байланыс – объектілер арасындағы қатынас.

Сонымен қатар келесі негізгі ұғымдар қолданылады.

Жазба — өзара логикалық түрде байланысқан мәліметтер элементтерінің жиынтығы.

Алғашқы кілт – объектінің әрбір данасын (жазбаны) ерекше түрде идентификациялайтын атрибут.

Мәліметтердің МҚ-да сақталу процедурасы принциптерінің ішінде негізгі екеуін көрсетуге болады, олар:

— мәліметтердің тұтастығы және қайшылықсыздығы;

— мәліметтердің минималды артықтығы, яғни кез келген мәлімет элементі бір түрде ғана сақталуы.

МҚ-да мәліметтерді ұйымдастырудың иерархиялық, реляциялық және желілік модель дері қолданылады, соларға сәйкес МҚ түрлері анықталады. Мәліметтер қорымен әртүрлі операциялар орындау үшін мәліметтер қорын басқару жүйелері (МҚБЖ) құрылады.

МҚБЖ – МҚ басқаруға арналған программалық құралдардың кешені. Ең жалпы деңгейде

— мамандандырылған немесе өнер кәсіптік МҚБЖ;

деп жіктейді. Мамандандырылған нем есе өнеркәсіптік МҚБЖ – ірі экономикалық объектілерді басқаруды автоматтандыру жүйелерін құрудың программалық негізі. Олар — Orаcle, DB2, Sybase, Informix, т.б.

Дербес МҚБЖ – жергілікті пайдаланушының немесе қомақты пайдаланушылар тобының есептерін шешуге бағытталған және микроЭЕМ-дерде пайдалануға белгіленген программалық жабдық.

Олар : FoxBase/FoxPro, Clipper, Paradox, Access, Approach, т.б.

MS Access, оның негізгі ұғымдары. MS Access – мәліметтердің реляциялық моделін қолданатын дербес типті МҚБЖ. Оның негізгі атқаратын қызметтері:

— негізгі объектілерді, яғни кестелерді жобалау;

— кестелер арасында байланыстар орнату;

— кестелерге мәліметтер енгізу, оларды сақтау, қарау, сұрыптау, сүзгілеу, түрлендіру;

— туынды объектілерді – пішім, сұраныс, есеп беру, макрос, модуль – құру, түрлендіру және қолдану.

әрбір объект дербес атына ие және әрқайсысы өз терезесінде, екі режімде – оперативті және Конструктор — жұмыс істейді. Кесте жолдардан және бағандард антұрады, әрбір жол – жазба, яғни бір объект туралы мәліметтердің толық жиынтығы, ал әрбір баған — өріс, яғни кестенің нақты мәліметті беретін құрылымданған элементі, бір атрибут. өріс өзінің атымен және онда орналасатын мәліметтің типімен анықталады. MS Access қолданылатын мәліметтер типтері Windows жүйесіндегі стандартты типтер. MS Access-пен жұмыс МҚ файлын құрудан басталады, МҚ файлы MS Access-тің негізгі өңдеу объектісі.

Деректер базасы – бұл ақпарат, яғни деректер арнайы форматта (*.mdb) сақталынатын файл (құжат).
Деректер базасын басқару жүйесі – бұл программа. Ол арқылы ақпарат деректер базасына енгізілінеді, сұрыпталынады, сүзбеу жүргізілінеді, қажет ақпарат ізделінеді, қажет ақпарат басқа программаларға көшірілінеді.
Деректер базасындағы бағандар өрістер деп аталады, ал жолдар – жазулар. Жазулар саны қатты дисктің сыйымдылығымен шектеледі. Өрістердің максималды саны – 255.
Өрістер мен олардың қасиеттерінің жиынтығы деректер базаның құрылымын анықтайды. Жазуы жоқ деректер базасы да деректер базасы болып табылады, өйткені оның құрылымы бар.
Деректер базасын құрастыру:
1 қадам. Оның құрылымын құрастыру.
2 қадам. Құрылымды ақпаратпен толтыру.
Access-ті жүктеген кезде деректер қорының объектілерімен жұмыс жасауға арналған мәзір пайда болады.
Жұмыс жасаудың режимдері және объектілері
Кестелер – жазулар жиынтығы болып табылады. Деректер базасында не сақталынады соның бәрі оның кестелерінде сақталынады. Олардың құрылымы және мазмұны бар. Кестенің құрылымын құрастырғанда өрістердің атауларын, өрістердің типтерін және олардың өлшемдерін анықтау қажет. Кестенің әрбір өрісіне ерекше ат беріледі. Содан кейін қандай типті деректер әрбір өрісте орналасады екендігін шешу. Өріс типінің мәні Конструктор режимінде ғана көрсетілінеді.

Читать еще:  Присоединенный столбец access

Кестені құрастырудың 5 мүмкін тәсілі көрсетілген:
1. Режим таблицы – кесте өрістердің атауларын бағандардың тақырып жолдарына енгізу арқылы құрылады.
2. Конструктор – кесте өрістердің атаулар тізімін және бірден әрбір өрістің қасиеттерін көрсету арқылы құрылады.
3. Мастер таблиц – автоматты түрде шебердің көмегімен. Ол дайын тізімнен өрістерді таңдауға мүмкіндік береді және мұнда жүзден аса әр түрлі кестелердің түрлерінің шаблондары берілген.
4. Импорт таблиц – кесте деректерді басқа деректер базасынан немесе электронды кестеден көшіру арқылы құрылады.
5. Связь с таблицами – кесте басқа деректер базасында орналасқан кестемен байланыс жасау арқылы құрылады.

Сұраныстар – толтырылған деректер базасымен жұмыс жасауға арналған негізгі объект. Деректерді өзгерту, таңдау және талдау құралы болып табылады. Олар бойынша бірнеше кестенің деректерін өзгертуге, талдауға және қарауға болады. Базаның байланысқан кестелерінен деректердің күрделі таңдауын орындауға және оларды нәтижелі кестелер түрінде көрсетуге мүмкіндік береді. Нәтижелі кестелер тек жедел жадыда сақталынады, ал бірақ оларды сақтауға болады.
Формалар – кестенің деректерін енгізу және бір жазуды көру үшін және т.б. мақсаттары үшін қолданылатын экранның арнайы форматы болып табылады. Формалар деректерді енгізуге, оларды түзетуге, қосуға және жазуларды жоюға мүмкіндік береді. Бір уақытта өз ара байланысқан кестелермен операциялар істеу үшін формаларды құруға болады.
Есептер – бұл деректерді ұйымдастыру және баспаға пайдаланушыға қажетті түрде шығарудың ең тиімді құралы.

Құру тәсілдері:
1. автоматты түрде – Автоотчет.
2. шебер арқылы – Мастер отчета.
3. өз қолымен – Конструктор.
Есептің құрылымы:
1. тақырып жол бөлімі– есептің жалпы атауын жазуға арналған;
2. жоғарғы колонтитул бөлімі – егер есептің құрылымы күрделі болса және бірнеше беттерден тұрса, онда ішкі атауларды жазу үшін қолданылады;
3. деректер аумағы – база кестелер өрісінің мазмұнымен байланысты, басқару элементтер орналасқан;
4. төменгі колонтитул– құру мерзімі және беттерді нөмірлеу;
5. ескерту бөлімі – қосымша ақпарат орналастыру;
6. топтың тақырып жолы – әрбір берілген топтың жоғарғы бөлігінде шығады.

Макростар – бұл белгілі бір операцияларды орындайтын макрокомандалар жиынтығы. Ол базамен жұмыс жасауын автоматтандырудың құралы болып табылады.
Модуль – бұл Visual Basic for Application (VBA) программалау тілінде жазылған программа.
Жұмыс жасаудың режимдері:
1. Оперативті режим – терезеде ақпарат жүйенің мәселелерін шешу, яғни ақпаратты қарап шығу, өзгерту, таңдау
2. Конструктор режимі – объекттің құрылымын, макетін құру немесе өзгерту.
Деректер түрлері.
• Мәтіндік – мәтін немесе есептеулерді жүргізуге талап етпейтін сандар (255 таңбаға дейін).
• Сандық – есептеулер жүргізуге арналған әр түрлі форматты сандық деректер.
• Мерзім/уақыт – мерзім және уақыт туралы ақпарат сақтау.
• Ақшалы – ақшалық мәндер және бүтін бөлігінде 15 таңбаға дейін, бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейін дәлдікпен жүргізілінетін математикалық есептеулерде қолданылатын сандық деректер.
• Memo – көп көлемді мәтінді сақтау.
• Санауыш – арнайы сандық өріс. Мұнда Access әрбір жазуға автоматты түрде арнайы реттік нөмерін береді.
• Логикалық – екі мүмкін мәндерден тек біреуін ғана қабылдай алады (иә, жоқ).
• OLE объекттің өрісі – Access кестесіне ендірілген немесе байланысқан объект.
• Гиперсілтеме — әріп және цифрлардан құрылған және гиперсілтеме адресін көрсететін жол.
• Алмастыру шебері – тұрақты мәндер жиынтығы немесе басқа кестеден қажет мәндерді тізімнен немесе тізімі бар өрістен таңдауға мүмкіндік беретін өріс.

Microsoft Access мәліметтер базасымен жұмыс істеу

Бұл прензентацияда мәліметтер базасымен жұмыс істеу принциптері жазылған. Мәліметтер базасын құруға болады.

Содержимое разработки

Мәліметтер базасын басқару жүйелері (МББЖ МББЖ);

Access МББЖ-сының сервистік мүмкіндіктері;

MS Access объектілері;

Мәліметтер базасын жобалау кезеңдері;

MS Access-тің екі жұмыс режимі;

Жаңа мәліметтер базасы файлын ашу

Мәліметтер базасы (МБ) – белгілі бір арнаулы ауқымға қатысты мәліметтерді баяндау, сақтау мен амал – тәсілдермен ұқсата білудің жалпы принциптерін қарастыратын белгілі бір ережелер бойынша ұйымдастырылған мәліметтер жиынтығы .

Қарапайым мәліметтер мысал ретінде телефон анықтамасын, поездар қозғалысы кестесін, кәсіпорын қызметкерлері туралы мәліметтерді, студенттердің сессия тапсыру қорытындыларының базасы және т.б. атауға болады.

Мicrosoft Access мәліметтер базасын басқару жүйесі (МББЖ )

Мәліметтер базасын басқару жүйесі (МББЖ) – жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге, және баспаға шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған бағдарламалық құралдар кешені

Access жиі қайталанып отыратын операцияларды автоматтандыруға мүмкіндік береді (мыс., жалақы есептеу, құнды материалдарды есепке алып отыру, т.с.с. ).

Access көмегімен мәліметтерді енгізу мен оларды көруге арналған ыңғайлы форматтар жасауға және оларды қағазға басып шығаратын күрделі басылымдар (отчеты) құрастыруға да болады.

Access Windows ортасында жұмыс істейтін программа болғандықтан (екеуін де Microsoft фирмасы жасаған), олар бір-бірімен өте үйлесімді түрде жұмыс істей алады. Access программасы Windows басқаруымен істейтін МББЖ болғандықтан, мұнда да басқа программалардан (және керісінше) буфер арқылы кез келген мәліметті қиып алуға, көшіруге және кірістіріп қоюға болады.

Access – бұл реляциялық МББЖ, яғни мұнда бір мезетте бірнеше мәліметтер базасының кестелерімен қатар жұмыс істей беруге болады. Реляциялық МББЖ мәліметтер құрылымын қарапайым етіп құрастырып, жұмыс істеуді жеңілдетуге мүмкіндік береді.

Access кестесін басқа компьютердегі немесе сервердегі мәліметтермен байланыстыруға және де мұнда Paradox немесе Dbase МББЖ-ларында жасалған мәліметтерді пайдалана беруге болады. Access мәліметтері Excel кестелерімен де оңай әрекеттесе алады.

2. Access МББЖ-сында көптеген қосымша сервистік мүмкіндіктер бар.

Шебер ( Мастер — Wizard) – белгілі бір есепті шығаруға немесе бекітілген типтегі объектіні жасауға арналған арнайы программа.

Өрнектер, мыс., Access ортасына енгізілген мәліметтің дұрыс мәнді екендігін тексеру үшін пайдаланылатын формулалар .

  • Макростар программалаусыз-ақ көптеген іс-әрекеттерді автоматтандыруға арналған мүмкіндіктер жиыны;
  • Access ортасына енгізілген VBA(Visual Basic for Applications) тілі — Microsoft Office ортасында қолдану үшін арнайы жасалған Basic тілінің бір нұсқасы – тәжірибелі маманға мәліметтер өңдеудің күрделі процедураларын программалауға мүмкіндік береді. Формалар мен басылымдарды (отчет) қарап отырып, олардың ақырғы қағазға түсетін нәтижелік нұсқасының қандай болатынын білуге болады.

3. Мәліметтер базасы (МБ)

информациялық жүйенің өңделетін объектісі, қоршаған ортаның белгілі бір саласының немесе бір пән аймағының нақты объектілері жайлы берілген мәліметтер жиыны.

Екі өлшемді кестелерден тұратын мәліметтер базасы реляциялық база болып саналады.

Әрбір кесте бекітілген бағаналар санынан және бірнеше (айнымалы) жолдар санынан тұрады. Макет – алдын ала жасалған бағаналар сипаттамасы (ені, мәлімет типі, келісім бойынша мәні, т.с.с.).

Кестенің әрбір жолы жазба ( запись — record ) деп аталады. Жолдар рет-ретімен нөмірленіп отырады.

Әрбір бағана өріс ( поле field ) болып саналады, онда нақты мәлімет болады. Алдын ала өрістің қайталанбас аты ; өрістің типі ; қосымша сипаттамалары (ұзындығы, форматы) бекітіледі. Өрістің санын, олардың аттарын және типтерін өзгертуге болады, бірақ бұл кестенің макетін өзгерту деген сөз.

Бір өріс бірнеше кесте ішіне кіре алады.

4. MS Access объектілері :

  • Кестемәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі объект, бір тақырыпқа берілген нақты мәліметтер жиыны.Ол өрістер (поля) мен жазбалардан (записи) тұрады.Форма– кесте мәліметтерін экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері, форма мәліметті енгізу, көру және толықтыру үшін қолданылады.Сұраныс (запрос)– керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кестеден белгіленген шарттарға байланысты таңдап алу тәсілі. Сұраныс беру арқылы берілген өрістерден немесе басқа кестеден алынатын өрістерден тұратын виртуалды кестелер құруға болады.Басылым (отчет)– мәліметтердің керекті құрылымын баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі.
  • Кестемәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі объект, бір тақырыпқа берілген нақты мәліметтер жиыны.Ол өрістер (поля) мен жазбалардан (записи) тұрады.
  • Форма– кесте мәліметтерін экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері, форма мәліметті енгізу, көру және толықтыру үшін қолданылады.
  • Сұраныс (запрос)– керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кестеден белгіленген шарттарға байланысты таңдап алу тәсілі. Сұраныс беру арқылы берілген өрістерден немесе басқа кестеден алынатын өрістерден тұратын виртуалды кестелер құруға болады.
  • Басылым (отчет)– мәліметтердің керекті құрылымын баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі.
Читать еще:  Как работать в аксес

Макрос МБ-ның нақты бір операциясын орындауды программалаусыз автоматтанды-рады.

Модуль МБ-ны баптау, түрлендіру және толықтыруға керекті Visual Basic тіліндегі программадан тұрады.

Кестелер, сұраныстар (запросы), формалар, басылымдар (отчеты), макростар және модульдер жалпы файлдар базасында сақталатын тәуелсіз өзіндік объектілер .

5. Мәліметтер базасын жобалау кезеңдері

МБ кестелерін, формаларын және басылымдарын жасаудан бұрын олардың жобасын құрып алу керек.

Жобаның басты қызметі – оны орындау барысында белгіленген жолдан ауытқымау қажет. Мәліметтер б азасы — күрделі объект, оны жоспарлауға жұмсалған уақыт жалпы жұмыстың орындалуын тездетеді.

Мәліметтер базасының құрылымы алдын ала жасалмаса, оның объектілерін жиі-жиі қайта құрастырып уақыт жіберуге тура келеді.

Мәліметтер б азасын жобалауды оның нәтижесін алуға керекті объектілердің эскизін құрудан бастайды. Сонан соң объектілер арасындағы байланысты анықтап, сол байланыстарға қойылатын талаптарды да жазып шығу керек.

6. MS Access екі режимде жұмыс істейді:

1) Жедел (оперативті) режим – бірден МБ (мәліметтер базасы) терезесінде жұмыс істеу, яғни оларды қарау, өзгерту, керектісін таңдау жұмысын жүргізу;

2) Конструктор режимі – алдын ала объект макетін-жобасын, құрылымын жасау және оны толықтырып өзгерту.

Бұдан басқа МБ файлына жеке терезесі бар тағы бір құжат кіреді ол: Мәліметтер схемасы . Мұнда кесте араларында байланыстар орнатып, оларды көріп, өзгертіп, керек емесін алып тастауға болады. Байланыстар мәліметтерді бақылап, сұраныстар мен басылымдар жасауға көмектеседі.

7. Мәліметтер типтері :

  • мәтіндік (текстовый);сандық (числовой);ақшалық (денежный);санауыш (счетчик);дата/уақыт (дата/время);логикалық (TRUE немесе FALSE);MEMO өрісі;OLE объектісі өрісі(бұл өрістің мәні – МБ-ға енгізілген OLE объектісі; мұндай өріс мультимедиялық мәлімет сақтай алады)Гиперсілтеме (Гиперссылка)Алмастыру шеберлері (Мастер подстановок)
  • мәтіндік (текстовый);
  • сандық (числовой);
  • ақшалық (денежный);
  • санауыш (счетчик);
  • дата/уақыт (дата/время);
  • логикалық (TRUE немесе FALSE);
  • MEMO өрісі;
  • OLE объектісі өрісі(бұл өрістің мәні – МБ-ға енгізілген OLE объектісі; мұндай өріс мультимедиялық мәлімет сақтай алады)
  • Гиперсілтеме (Гиперссылка)
  • Алмастыру шеберлері (Мастер подстановок)

Мәтіндік өрістер Өріс аты енгізілгенде , келісім бойынша ( по умолча-нию) MS Access мәліметке бірден мәтіндік тип тағайындап, өріс енін 50 символ сиятын етіп алады.

Өріс енін өзгерту үшін, «Өріс қасиеттері» бөліміндегі Өріс мөлшері жолына оның жаңа еніне сәйкес бүтін сан (1-ден 255-ке дейін) енгізу керек. Мыс., егер өріс ені 25 болса, онда бұл өріске ұзындығы 25 символдан аспайтын сөз тіркесін енгізуге болады.

Сандық мәндер енгізілетін өріс типтерін пайдалану ережелері мынадай :

1. Сандық типтегі мәлімет енгізілісімен автоматты түрде ол тексеріледі. Егер мәлімет ішінде мәтіндік немесе арнайы символдар болса, MS Access қате болғанын хабарлайды және мәлімет енгізілмейді.

2. Тек сандық өрістер мәліметтерімен математикалық операциялар орындалады.

Өріс мөлшері жолының қасиеттерін пайдаланып, сандық типтегі өрістер үшін мынадай типтер орнатуға болады:

MS-Access-те мәліметтер қорының сұраныс түрлері

Сұраныс – бұл іздестіруге қойылатын талап, мәліметтер қорында берілгендерді өзгерту және өңдеу болып табылады. Сұраныстарды өрістер көзі ретінде берілгендерге ену үшін формалар, есептер және беттерге қолданылады. Сұраныс Access-те мәліметтер қоры (МҚ) файлында сақталатын және бірнеше рет орындалатын обьект болып табылады.

Access-те сұраныстардың бірнеше түрі бар:

өзгертілетін сұраныстар (кестелерді құру үшін сұраныстар, өшіру, жаңарту, өрістерді қосу);

SQL сұраныстары (біріктіруге сұраныстар, серверге сұраныстар, басқарылатын сұраныстар, бағыныңқы сұраныстар).

Таңдалынатын сұраныстар қолданушы қойған талап бойынша кестелерден берілгендерді таңдау үшін қолданылады. Сұраныстың нәтижесі динамикалық кесте болып табылады.

Қарапайым сұраныс – таңдау жүргізу үшін бір базалық кесте қолданылатын таңдалынатын сұраныс. Қарапайым сұраныстар берілгендерді элементарлы өңдеу үшін қолданылады.

Күрделі сұраныс –бұл берілгендерді әртүрлі кестелерден және сұраныстардан, сонымен қатар әртүрлі мәліметтер қорынан бір жүйеге біріктіруге мүмкіндік беретін сұраныс. Мұндай сұраныста кестелер ішкі, сыртқы, рекурсивті байланыстар және қатынас бойынша байланысуларды қолдану арқылы бір бірімен байланыса алады. Бұл сұраныстың көмегімен кестені құруға, жаңартуға, өшіруге болады, әртүрлі сұрақтарға жауап алуға болады.

Ішкі байланыстар көбінесе таңдалынатын сұраныстарды құру үшін қолданылады. Егер кестелер «бірден-көпке» қатынасымен байланысса онда бұл байланысу бір кестенің алғашқы кілттік өрісінің мәніне және басқа кестенің сыртқы кілтінің мәніне негізделеді. Сұраныстың нәтижесі ретінде бағыныңқы кестедегі («көп» кесте) сәйкес өрістерден тұратын бас кестенің («бір» кесте) барлық өрістері түседі. Ішкі байланысулар динамикалық жинақтамада сәйкес өрістерді кестелердің біріктірілген өрістері ретінде бір өріс сияқты көрсетеді. Мұндай түрдегі байланысулар егер де кестелерде атаулары бірдей өрістер болса және типтері сәйкес болса, сонымен қатар өрістердің біреуі кілттік болса немесе байланысу Берілгендер схемасында анық берілген болса онда кестелер арасындағы байланыс автоматты түрде жүзеге асады. «Келісімді типтер» көп жағдайда біртекті типтерді білдіреді. Бұл жерде Счетчик типінің ғана қатысы жоқ, ол ұзын бүтін өлшемінен немесе репликация кодынан тұрады және сәйкес өлшем бойынша сандық өрістермен байланыса алады. Access-те ішкі байланыстарды көрсету үшін INNER JOIN резервтелген сөзі қолданылады.

Бір кестенің барлық өрістерін және екінші кестеде байланысқан өрістер сәйкес келетін кейбір өрістерді біріктіру үшін сыртқы байланысуды қолданады. Access-те оң (RIGHT JOIN) және сол (LEFT JOIN) сыртқы байланысулар қолданылады. Кестелерде сол жақ сыртқы байланысуға негізделген сұраныстар бас кестенің («бір» кесте) уникалды кілттік өрісі бар барлық өрістерді бағыныңқы кестенің («көп» кесте) байланысқан өрістерінде сәйкес мәндердің болуына тәуелсіз көрсетеді. Кестелерде оң жақ сыртқы байланысуға негізделген сұраныстар көп кестенің барлық өрістерін бас кестеде олармен байланысқан сәйкес мәндер бар-жоғына тәуелсіз көрсетеді. Көп жағдайында кестедегі өрістер бір кестесіндегі байланысқан өрістері жоқ өрістерді әдетте тәуелді өрістерге жатады. Сондықтан да сыртқы байланысулар МҚ-ның қолдау жүйесінде кестелерден «тәуелді» өрістерді жою үшін және уникалды мәндері бар өрістерден тұратын жаңа кестелерді құру нәтижесінде берілгендерді дубльдеу үшін қолданылады.

Рекурсивті байлданысулар (өздігінен бірігу) бір кестедегі берілгендерді байланыстырады. Access-те өздігінен бірігулер көшірменің өрістерінің кезекті бірігуінен тұратын кестенің дубликатын сұранысқа қосу нәтижесінде құрылады.

Қатынас бойынша байланысу (тэта-байланысу) (=) теңдік операторынан ерекшеленетін салыстыру операторының көмегімен берілгендерді байланыстырады.

Өзгертулерге сұраныс – бұл сұраныс арқылы сұраныстар кестелерінен мәліметтер қорының жаңа кестелерін құруға және кестелерге айтарлықтай өзгертулер енгізуге болады. Мұндай сұраныстар кестелерге жаңа өрістерді қосуға және өшіруге мүмкіндік береді немесе сұраныс конструкторында құрылған қосымшалар арқылы өрістерде өзгертулер енгізуге болады.

Қиылысатын сұраныстар – бұл сұраныстың талабы бойынша бір немесе бірнеше кестелерде соңғы есептеулер орындалады және нәтижелер ағымдық кросс-кесте түрінде беріледі. Жолдар және бағаналар кросс-кесте болып аталады. Қиылысқан сұраныстар мысалы: орташа сағаттық төлемдерді анықтау; жұмыс түрі бойынша және облыс атауы бойынша топтастыру; өнімнің әр түрі бойынша ай бойынша жалпы сатылу суммасын анықтау.

Параметрлі сұраныстар.Мағынасы және құрылымы бойынша көп аналогты сұраныстарды болдырмау үшін, бірақ сұрыптау шарты бойынша әртүрлі мәндері бар сұраныстарды құру үшін параметрлі сұраныстар қолданылады. Параметрлі сұраныс жалғыз бір сұраныс құруға мүмкіндік береді, ол Access осы сұранысты іске қосқан сайын көрсететін диалогты терезе арқылы сұрыптау шартын енгізуге мүмкіндік береді. Параметрлі сұраныстар сұраныстардың жеке типі бола алмайды себебі параметрлі сұраныстар функциясын басқа параметрлі сұраныстар типіне қосуға болады.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×