Access условное форматирование

Условное форматирование элементов формы

До сих пор мы говорили о статическом задании параметров форматирования элементов формы. Но Access предоставляет также инструментарий и для динамического изменения форматирования элементов управления при работе с формой в режиме Формы или режиме Таблицы в зависимости or выполнения некоторых условий. Это средство» называется формат по условию. Для тогo чтобы применить данное средстно, откройте форму в режиме Конструктора выделите необходимый элемент управления и выберите команду Формат, Условное форматирование (Format, Conditional Formatting), Появится диалоговое окно Условное форматирование (Conditional Foi-matting) (рис. 5.26). Это диалоговое окно позволяет задать от одного до трех условий, от выполнения которых зависит формат элемента управления. Условия могут быть ipex чипов:

• значение элемента управления некоторым образом сравнивается с константой или со значением выражения;
• задается логическое выражение, значение которого (Истина (True)) определяет, выполнилось ли условие;
• условием в данном случае может служить событие получения фокуса данным элементом управления.

Тип условия задается выбором соответствующею элемента в самом левом раскрывающемся списке в группе параметров условия в диалоговом окне. Таких элементов списка, соответственно, три: Значение ноля (Field Value Is), Выражение (Is Expression) и Фокус в поле (Field Has Focus).

Операндами выражений здесь могут быть ссылки на другие поля формы в том виде, как они обычно указываются в выражениях Access, и даже вызовы функций VBA. Если заданное условие выполнено, то .иемепг форматируется определенным для этого условия образом. Если ни одно из заданных условии не выполнилось, элемент форматируется в соответствии с форматом по умолчанию, который устанавливается в самой верхней части диалогового окна.

Чтобы добавить новое условие, нажмите кнопку Добавить >> (Add >>) в нижней части диалогового окна. Чтобы удалить некоторые условия, нажмите кнопку Удалить (Delete) и установите флажки напротив условий, которые требуется удалить.

Рис. 5.26. Диалоговое окно Условное форматирование

Задать параметры форматирования элемента управления в диалоговом окне Условное форматирование для случаев выполнения условий и случая форматирования по умолчанию позволяют кнопки, аналогичные кнопкам форматирования на панели инструментов Формат (форма/отчет). После задания всех параметров форматирования нажмите кнопку ОК.

Средство форматирования по условию очень удобно применять, например, для отображения денежных сумм, т. к. легко будет заметить выделенные особым стилем цифры той суммы, что вышла за пределы допустимого интервала.

Например, откройте в режиме Конструктора форму «Подчиненная форма заказов» (Orders Subform) демонстрационной базы данных «Борей» и разверните ее на весь экран с помощью маленькой кнопки Развернуть (Maximize) в правом верхнем углу окна формы. Выделите поле «Отпускная цена» (ExtendedPrice) и отобразите диалоговое окно Условное форматирование. В самом левом раскрывающемся списке в группе параметров Условие 1 (Condition 1) выберите элемент Значение поля (Field Value Is), в следующем раскрывающемся списке выберите элемент больше (greater then) и в следующем текстовом поле введите константу или выражение, например 5* [Цена] (или 5*UnitPrice — для английской версии). В списке цветов кнопки Цвет текста (Font/Fore Color) в группе параметров Условие 1 данного диалогового окна выберите красный цвет. Нажмите кнопку ОК.

Это значит, что если полная стоимость заказа продукта превысит пятикратную цену продукта, т. е. когда продукт заказан в количестве свыше пяти, значение поля «Отпускная цена» выделится шрифтом красного цвета. Это мы сможем наблюдать, открыв в режиме Формы форму «Заказы» (Orders), подчиненную форму которой мы редактировали в данном примере.

Вычисление условий может потребовать некоторого времени, поэтому отображение форматирования тех элементов, для которых условие выполнилось, может произойти с небольшой задержкой.

Условное форматирование строк

В одной программе понадобилось мне выделить строки в подчиненной форме для усиления визуального контроля. Табличная часть подчиненной формы примерно такая и форматировать надо, чтобы выглядело вот так:

Статья Дата Номер Решение по нарушению Дата Оплаты

12 01.01.2004 1 100 р. 10.01.2004

13 02.01.2004 2 Направлено в суд

12 03.01.2004 3 500 р. 15.01.2004

12 04.01.2004 4 250 р. 16.02.2004

14 02.01.2004 5 В Московский

12 03.01.2004 6 100 р. 15.01.2004

15 04.01.2004 7 Лишен на 2 мес. 16.08.2004

11 02.01.2004 8 50 р.

12 03.01.2004 9 100 р. 15.01.2004

15 04.01.2004 10 Лишен на 4 мес.

18 04.01.2004 11 Лишен на 2 мес. 23.06.2004

11 02.01.2004 12 550 р.

12 03.01.2004 13 2000 р.

16 04.01.2004 14 Прекращено 12.04.2004

12 03.01.2004 15 200 р.

Задача осложнялась тем, что просили выделять цветом не один только столбец [Решение по нарушению], а всю строку, состоящую из 5 столбцов, строку со значением столбца «Лишен на. » выделять жирно-красным цветом шрифта, если поле столбца [Дата Оплаты] не заполнено (см. пример), соответственно, если поле заполнено, то уже жирно-красным выделять нет необходимости. Также строку со значением столбца «Направлено в суд» выделять красным цветом шрифта, но не жирным (для улучшения визуального контроля за направленным документом). Ну и шрифт текстовых строк (по столбцу [Решение по нарушению]) сделать болотно-зеленоватым по теме интерфейса, чтобы немного отличались от стандартных с рублями 😉 (это я сам придумал, чтобы жизнь медом не казалась 😉

Неплохие условия, да ? Я тоже сначала думал, что это просто невозможно, вот так просто, без программирования, используя лишь стандартное малоинформативное окно условного форматирования (Формат->Условное форматирование), пока не взялся покрепче. за мышь.

К своему неудовольствию, в выпадающем списке условий (в окне Условное форматирование) не обнаружил команды содержит/не содержит (Like/Not Like). Хм. похоже тут все предусмотрено для работы с числовыми форматами, а как же мне с текстовыми полями разобраться ?

Так-с, похоже только есть только один способ — использовать выражения. Выбираем в первом условии из списка [выражение] и вписываем в строку вот такое выражение:

[РешениеПоНарушению] Like «Напр*»

РешениеПоНарушению — это имя поля. Придаем шрифту красный цвет, визуально контролируем выбор. Вот первое условие для столбца мы создали.

Нажимаем кнопку Добавить >> и выбираем из списка также [выражение]. Вписываем в строку выражение

[РешениеПоНарушению] Like «Л*» And IsNull([ДатаОплаты])

Надеюсь, выражение понятно — состоит из двух условий, если выполняются оба сразу, то шрифт принимает заданное начертание. Придаем формату шрифта жирность и красность ;). Вот мы и создали второе условие.

Нажимаем еще раз кнопку Добавить >> и выбираем из списка также [выражение]. Вписываем в строку выражение

Это последнее условие — оно выполняется только тогда, когда первые два прошли проверку и не удовлетворили. Логика проста — все что больше буквы «А» раскрашиваем в зеленый цвет. Согласно сортировке сначала идут цифры, а уж потом и буквы, вот я и воспользовался этим. Все текстовые поля, которые не подошли под первое и второе условие будут раскрашены в болотный цвет 😉

Ну а как же, спросит внимательный читатель, тут же условия даны только для одного столбца ? А, верно. 😉 просто условное форматирование нужно задать для оставшихся 4 столбцов. Совершенно необязательно открывать для каждого поля форму [Условное форматирование] и вписывать соответствующие выражения, гораздо удобнее воспользоваться кнопкой [Формат по образцу] на панели инструментов. Щелкаем по полю [Решение по нарушению], затем выполняем двойной щелчок на кнопке [Формат по образцу]. Двойной щелчок необходим для закрепления формата на мышке (мы же собираемся еще по 4 полям щелкнуть). Затем щелкаем по всем оставшимся четырем полям и, чтобы снять закрепленный на мышке формат, щелкаем снова по кнопке [Формат по образцу] или просто нажимаем ESC. Все поля табличной части подформы примут настройки условного форматирования, заданные нами изначально для поля [РешениеПоНарушению].

Ну вот, намеченная задача выполнена в полном объеме ;). Надеюсь, Вы получили неплохой опыт раскрашивания строк путем наложения условного форматирования со сложными критериями без всякого программирования. Внимательно изучив и поэкспериментировав, Вы с легкостью улучшите мой пример и будете с успехом применять это неплохое визуальное решение в практике создания красивых и удобных интерфейсов. Позднее я опишу способ наложения условного форматирования из программного кода.

Кстати, появилась такая возможность, начиная лишь с Access 2000.

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002

Оформление формы и ее элементов

Копирование формата элемента управления

Предположим, вы потратили какое-то время на форматирование одного элемента управления, добились желаемого эффекта и теперь хотите также отформатировать еще один элемент. Не торопитесь повторять все уже проделанные действия по форматированию, просто выполните следующую элементарную процедуру:

1. Выделите элемент управления, который уже отформатирован по вашему вкусу.
2. Нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter) на панели инструментов Конструктор форм (Form Design).
3. Поместите указатель мыши над элементом управления, который нужно отформатировать по имеющемуся образцу. Указатель мыши примет вид инструмента копирования формата (изображение малярной кисти).
4. Щелкните левой кнопкой мыши.

В результате произойдет автоматическое копирование формата: новый элемент управления будет отформатирован по образцу предыдущего элемента управления, причем скопированы будут только те параметры форматирования, применение которых возможно для данного типа элемента управления.

Чтобы отформатировать по образцу сразу несколько элементов управления, следует после выделения элемента, имеющего необходимый формат, щелкнуть дважды по кнопке Формат по образцу. Включится режим копирования формата. После этого нужно подряд щелкать левой кнопкой мыши по всем элементам управления, которые требуется отформатировать. Чтобы закончить данную операцию, нажмите на эту кнопку (Формат по образцу) еще раз или нажмите клавишу Esc.

Такая процедура в несколько раз ускорит процесс форматирования элементов управления. Есть еще один способ ускорить форматирование элементов. Чтобы все новые элементы некоторого типа, создаваемые в текущей форме, автоматически приобретали необходимые параметры форматирования, выделите элемент управления этого типа, который послужит образцом формата, и выберите команду Формат › Задать стандартные свойства (Format › Set Control Defaults).

Условное форматирование элементов формы

До сих пор мы говорили о статическом задании параметров форматирования элементов формы. Но Access предоставляет также инструментарий и для динамического изменения форматирования элементов управления при работе с формой в режиме Формы или режиме Таблицы в зависимости or выполнения некоторых условий. Это средство» называется формат по условию. Для того чтобы применить данное средство, откройте форму в режиме Конструктора выделите необходимый элемент управления и выберите команду Формат › Условное форматирование (Format › Conditional Formatting), Появится диалоговое окно Условное форматирование (Conditional Formatting) (рис. 5.26). Это диалоговое окно позволяет задать от одного до трех условий, от выполнения которых зависит формат элемента управления. Условия могут быть трех чипов:

• значение элемента управления некоторым образом сравнивается с константой или со значением выражения;
• задается логическое выражение, значение которого (Истина (True)) определяет, выполнилось ли условие;
• условием в данном случае может служить событие получения фокуса данным элементом управления.

Тип условия задается выбором соответствующею элемента в самом левом раскрывающемся списке в группе параметров условия в диалоговом окне. Таких элементов списка, соответственно, три: Значение ноля (Field Value Is), Выражение (Is Expression) и Фокус в поле (Field Has Focus).

Операндами выражений здесь могут быть ссылки на другие поля формы в том виде, как они обычно указываются в выражениях Access, и даже вызовы функций VBA. Если заданное условие выполнено, то элемент форматируется определенным для этого условия образом. Если ни одно из заданных условий не выполнилось, элемент форматируется в соответствии с форматом по умолчанию, который устанавливается в самой верхней части диалогового окна.

Чтобы добавить новое условие, нажмите кнопку Добавить >> (Add >>) в нижней части диалогового окна. Чтобы удалить некоторые условия, нажмите кнопку Удалить (Delete) и установите флажки напротив условий, которые требуется удалить.

Рис. 5.26. Диалоговое окно Условное форматирование

Задать параметры форматирования элемента управления в диалоговом окне Условное форматирование для случаев выполнения условий и случая форматирования по умолчанию позволяют кнопки, аналогичные кнопкам форматирования на панели инструментов Формат (форма/отчет). После задания всех параметров форматирования нажмите кнопку ОК.

Средство форматирования по условию очень удобно применять, например, для отображения денежных сумм, т. к. легко будет заметить выделенные особым стилем цифры той суммы, что вышла за пределы допустимого интервала.

Например, откройте в режиме Конструктора форму «Подчиненная форма заказов» (Orders Subform) демонстрационной базы данных «Борей» и разверните ее на весь экран с помощью маленькой кнопки Развернуть (Maximize) в правом верхнем углу окна формы. Выделите поле «Отпускная цена» (ExtendedPrice) и отобразите диалоговое окно Условное форматирование. В самом левом раскрывающемся списке в группе параметров Условие 1 (Condition 1) выберите элемент Значение поля (Field Value Is), в следующем раскрывающемся списке выберите элемент больше (greater then) и в следующем текстовом поле введите константу или выражение, например 5* [Цена] (или 5*UnitPrice – для английской версии). В списке цветов кнопки Цвет текста (Font/Fore Color) в группе параметров Условие 1 данного диалогового окна выберите красный цвет. Нажмите кнопку ОК.

Это значит, что если полная стоимость заказа продукта превысит пятикратную цену продукта, т. е. когда продукт заказан в количестве свыше пяти, значение поля «Отпускная цена» выделится шрифтом красного цвета. Это мы сможем наблюдать, открыв в режиме Формы форму «Заказы» (Orders), подчиненную форму которой мы редактировали в данном примере.

Замечание
Вычисление условий может потребовать некоторого времени, поэтому отображение форматирования тех элементов, для которых условие выполнилось, может произойти с небольшой задержкой.

Форматирование форм в Access

После создания формы вы можете изменить ее внешний вид. Форматирование форм может помочь сделать вашу базу данных стабильной и профессиональной. Некоторые изменения форматирования могут даже упростить использование ваших форм. С инструментами форматирования Access 2010 вы можете настроить свои формы так, как хотите.

В этом уроке вы узнаете, как добавлять кнопки команд, изменять макеты форм, добавлять логотипы и другие изображения, а также изменять цвета и шрифты форм.

Форматирование форм

Access предлагает множество вариантов, которые позволяют вам создавать формы так, как вы хотите. Хотя некоторые из этих опций, таких как командные кнопки, уникальны для форм, другие могут быть вам знакомы.

Командные кнопки

Если вы хотите создать способ для пользователей вашей формы быстро выполнять конкретные действия и задачи, подумайте над добавлением кнопок команд . Когда вы создаете кнопку команды, вы указываете действие для ее выполнения при нажатии. Включая команды для общих задач прямо в вашей форме, вы делаете форму более простой в использовании.

Access предлагает много разных типов командных кнопок, но их можно разделить на несколько основных категорий:

• Записать кнопки команд навигации, которые легко позволяют пользователям перемещаться между записями в вашей базе данных
• Кнопки управления записью, которые позволяют пользователям делать такие вещи, как сохранение и печать записей
• Форма Операция командные кнопки, которые дают пользователям возможность быстро открыть или закрыть форму, распечатать текущую форму, а также выполнения других действий
• Кнопки командной строки отчета, которые предлагают пользователям быстрый способ делать такие вещи, как просмотр или отправка по почте отчета из текущей записи

Чтобы добавить командную кнопку в форму:

1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
2. Выберите команду «Кнопка».
3. Ваш курсор превратится в крошечный перекрестье с иконкой кнопки . Поместите его в то место, где вы хотите использовать свою командную кнопку, затем нажмите.
4. Появится мастер командной кнопки. На панели «Категории» выберите категорию кнопки, которую вы хотите добавить. Мы хотим найти способ быстрее перейти к конкретным записям, поэтому мы выберем категорию Record Navigation.
5. Список на панели «Действия» будет обновлен, чтобы отобразить выбранную вами категорию. Выберите действие, которое должна выполнить кнопка, затем нажмите «Далее». В нашем примере мы выберем «Найти запись».
6. Теперь вы можете решить, хотите ли вы, чтобы ваша кнопка включала текст или изображение. Слева появится предварительный просмотр вашей кнопки.
   • Чтобы включить текст, выберите «Текст», затем введите нужное слово или фразу в текстовое поле.
   • Чтобы включить изображение, выберите параметр «Изображение» . Вы можете решить сохранить изображение по умолчанию для этой командной кнопки или выбрать другое изображение. Нажмите «Показать все изображения», чтобы выбрать другой значок кнопки команды или «Обзор . », чтобы выбрать изображение с вашего компьютера.
7. Когда вы удовлетворены появлением вашей командной кнопки, нажмите «Далее».
8. Введите имя кнопки. Это имя не будет отображаться на кнопке, но знание названия поможет вам быстро идентифицировать кнопку, если вы когда-либо захотите ее модифицировать с помощью Листа свойств. После ввода имени кнопки нажмите «Готово».
9. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы проверить новую кнопку. Наш поиск записи Кнопка открывает Найти и заменить диалоговое окно.

Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».

Изменение формы макета

Когда вы создаете форму, Access устраивает компоненты формы в макете по умолчанию, где поля аккуратно укладываются друг на друга, причем точно такая же ширина. Хотя этот макет функционален, вы можете обнаружить, что он не соответствует вашей информации наилучшим образом. Например, в приведенной ниже форме большинство полей почти полностью пусты, потому что хранящиеся там данные не занимают много места.

Форма будет соответствовать данным немного лучше, если мы уменьшим поля и кнопки команд, и если мы поместим некоторые из них рядом. Однако с макетом по умолчанию вы не сможете поместить два поля рядом друг с другом или изменить размер одного поля или кнопки без изменения размера всех них. Это связано с тем, что линии в Access формируют компоненты в строках и столбцах. Когда вы изменяете размер поля, вы действительно изменяете размер столбца, который содержит его.

Чтобы изменить размер и изменить наши поля так, как мы хотим, нам придется изменить макет формы . Например, поскольку макет по умолчанию для нашей формы содержит только два столбца: один для полей, а другой для полей — нам нужно будет создать новый столбец, чтобы поместить два поля рядом.

Мы можем сделать это, используя команду на вкладке «Упорядочить», которая содержит все инструменты, необходимые для настройки макета вашей формы. Если вы когда-либо создавали и изменяли таблицы в Microsoft Word, вы уже знаете, как использовать большинство этих инструментов.

Чтобы изменить размеры компонентов формы:

1. Перейдите к представлению «Макет».
2. Выберите поле или кнопку, которую вы хотите изменить, и наведите указатель мыши на край. Ваш курсор станет двусторонней стрелкой .
3. Нажмите и перетащите край, чтобы изменить размер, и отпустите, когда поле или кнопка имеют нужный размер.
4. Поле или кнопка, а также каждый другой элемент, соответствующий ей, будут изменены.

Чтобы переместить компоненты формы:

1. При необходимости добавьте столбцы или строки, чтобы освободить место для поля или кнопки, которую вы хотите переместить, с помощью команд Insert в группе Rows&Columns. В нашем примере мы хотим переместить поле «Фамилия» справа от поля «Имя», поэтому нам нужно будет создать два новых столбца справа: один для метки поля и один для самого поля. Для этого дважды нажмите кнопку «Вставить правую».
2. Нажмите и перетащите поле или кнопку в новое место. Если вы перемещаете поле, обязательно переместите метку поля.
3. Повторите шаги один и два с любыми другими полями или кнопками, которые вы хотите переместить.

Если вы хотите, чтобы поле занимало больше или меньше места, чем один столбец, вы можете использовать команды «Слияние» и «Сплит». Команда Merge объединяет два или несколько ячеек, в то время как Split команда делит клетку.

Дополнительные параметры форматирования

Добавление логотипов и других изображений в ваши формы может значительно улучшить их внешний вид, а также применить цвета и шрифты для темы . Чтобы узнать, как добавлять изображения и элементы темы в свои формы, ознакомьтесь с нашими инструкциями по форматированию отчетов в статье «Дополнительные параметры отчета в Access». Процедуры идентичны.

Изменение цветов и шрифтов компонентов формы

Чтобы дополнительно настроить внешний вид ваших форм, вы можете применять разные цвета и шрифты к отдельным полям, кнопкам, этикеткам и другим компонентам формы. Изменение внешнего вида формы полезно, если вы хотите использовать определенную цветовую схему или схему шрифта в форме, но не хотите, чтобы эти элементы дизайна применялись к всей вашей базе данных.

Например, в приведенной ниже форме мы изменили шрифт нашего названия формы. Мы также применили новый цвет заливки и границы к полям формы и делаем то же самое с командами.

Вы можете внести эти изменения с помощью методов и инструментов форматирования, аналогичных тем, которые вы будете использовать для изменения фигур в Word и других программах Office. Просто выберите объект, который вы хотите изменить, в режиме «Макет» или «Дизайн» и используйте параметры форматирования на вкладке «Формат», чтобы настроить его внешний вид.