Top-office11.ru

IT и мир ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ms access лекция

Методическая разработка лекции по теме: «Обработка информации средствами Microsoft Access»
методическая разработка

Скачать:

ВложениеРазмер
lektsiya_11_-_inform_2.docx41.98 КБ

Предварительный просмотр:

Выселковский филиал государственного бюджетного профессионального

образовательного учреждения «Кропоткинский медицинский колледж»

министерства здравоохранения Краснодарского края

(Выселковский филиал ГБПОУ «Кропоткинский медицинский колледж»)

Тема: « Обработка информации средствами Microsoft Access »

Специальность: сестринское дело

Составил преподаватель: Жмаченко Ольга Николаевна

Выселковский филиал государственного бюджетного профессионального

образовательного учреждения «Кропоткинский медицинский колледж»

министерства здравоохранения Краснодарского края

(Выселковский филиал ГБПОУ «Кропоткинский медицинский колледж»)

Технологическая карта лекции № 11

Дисциплина (модуль) информатика

Специальность Сестринское дело

Курс 2 Семестр 4

Тема « Обработка информации средствами Microsoft Access »

(Программный интерфейс и основные понятия БД и СУБД)

Группы 210 А-Ф, 211 А-Ф, 213 А-Ф

Преподаватель Жмаченко Ольга Николаевна

Продолжительность 90 минут Место проведения аудитория

Цели учебного занятия:

  • личностные:
  • чувство гордости и уважения к истории развития и достижениям отечественной информатики в мировой индустрии информационных технологий;
  • осознание своего места в информационном обществе;
  • умение использовать достижения современной информатики для повышения собственного интеллектуального развития в выбранной профессиональной деятельности, самостоятельно формировать новые для себя знания в профессиональной области, используя для этого доступные источники информации;
  • готовность к продолжению образования и повышению квалификации в избранной профессиональной деятельности на основе развития личных информационно-коммуникационных компетенций;
  • метапредметные:
  • умение определять цели, составлять планы деятельности и определять средства, необходимые для их реализации;
  • использование различных информационных объектов, с которыми возникает необходимость сталкиваться в профессиональной сфере в изучении явлений и процессов;
  • умение использовать средства информационно-коммуникационных технологий в решении когнитивных, коммуникативных и организационных задач с соблюдением требований эргономики, техники безопасности, гигиены, ресурсосбережения, правовых и этических норм, норм информационной безопасности;
  • умение публично представлять результаты собственного исследования, вести дискуссии, доступно и гармонично сочетая содержание и формы представляемой информации средствами информационных и коммуникационных технологий;
  • предметные:
  • сформированность представлений о роли информации и информационных процессов в окружающем мире;
  • владение способами представления, хранения и обработки данных на компьютере;
  • понимание основ правовых аспектов использования компьютерных программ и прав доступа к глобальным информационным сервисам;
  • применение на практике средств защиты информации от вредоносных программ, соблюдение правил личной безопасности и этики в работе с информацией и средствами коммуникаций в Интернете.

Характеристика основных видов учебной деятельности студентов:

  • Представление о способах хранения и простейшей обработке данных. Владение основными сведениями о базах данных и средствах доступа к ним; умение работать с ними.
  • Умение работать с библиотеками программ.
  • Опыт использования компьютерных средств представления и анализа данных.
  • Осуществление обработки статистической информации с помощью компьютера.
  • Пользование базами данных и справочными системами

компьютер, мультимедийный проектор, раздаточный материал, презентация.

Иметь практический опыт:

— поиск информации в сетях Интернет по заданной теме.

Тип лекции: комбинированный урок

Методы и приемы обучения:

Средства обучения: Вербальные

Технические средства обучения:

Электронные ресурсы, электронный учебник, Интернет-ресурсы: www.fcior.edu.ru.

Основная литература: Информатика: учеб. для студ. учреждений сред. проф. образования. М.С.Цветкова, И.Ю.Хлобыстова. – М. : Издательский центр «АКАДЕМИЯ», 2017

Лекция №10. Тема: Система управления базами данных Microsoft Access

Тема: Система управления базами данных Microsoft Access

Цель: познакомить с основными понятиями баз данных и получить общие сведения о СУБД Microsoft Access.

Ключевые понятия:данные, база данных, СУБД, структура базы данных, древовидная, сетевая, табличная или реляционная структуры БД, записи, поля, таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули, конструкторы, конструкторские объекты, поля, кнопки, диаграммы, рамки.

Термин «база данных» появился в 60-х годах ХХ века. База данных ( БД ) – это любая совокупность связанной информации, объединённой вместе по определённому признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов.

Компьютерная база данных это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации. Ручные или бумажные БД имеют существенный недостаток – их очень трудно модифицировать. Компьютерные БД позволяют устранить многие проблемы, свойственные ручным (бумажным) БД, обладают большой компактностью.

При этом в качестве базы данных рассматриваются только набор данных, организованных определённым образом. Для того, чтобы создать свою собственную базу данных, надо прежде всего решить, из каких элементов она будет состоять (например: фамилия, имя, национальность, год рождения, адрес и т. д.) Из этих элементов можно составить записи, т. е. объединить их. Объединяя элементы в запись, мы устанавливаем между ними определённую связь. Наличие таких связей и определяет структуру базы данных.

Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса:

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper,Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по – разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.

Реляционная база данных.База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. В основе реляционной модели базы данных лежит понятие отношения (relation). Концепция реляционной модели предложена Е. Ф. Коддом в 1970 г. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы. Таблица понятна, обозрима и привычна для человека. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями, соответственно. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и. соответственно, получаем новую базу данных.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:¥).Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.

Схема данных. В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в базе данных.

Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel).

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных в ячейках, принадлежащих полю;

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю так же проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;

денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, да или нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;

гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL WEB-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.

Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде. С помощью Мастера можно создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм можно создавать формы любой степени сложности.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. В Microsoft Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации можно извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросыи модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.

В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.

Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.

Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных. Приложение базы данных которая создается программой VBA, может быть скомпилирована и сохранено в файле приложения формата .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.

При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.

В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL – сервере или использовать уже существующую.

Контрольные вопросы

1. Что такое данные, база данных, структура базы данных?

2. Какие структуры данных вам известны?

3. Перечислите функциональные возможности СУБД.

11. Из каких компонентов состоит Microsoft Access?

12. Дать краткое объяснение каждого компонента.

Работа с СУБД MS Access

Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

Электронный учебник по дисциплине «Основы проектирования баз данных»

Студентов ГБПОУ РО «ГСТ» для специальности 09.02.07 Информационные системы и программирование

Лекция №8 «Основные компоненты СУБД Access»

1. Основные объекты базы данных

Основными компонентами (объектами) базы данных являются:
— таблицы,
— запросы,
— формы,
— отчеты
— макросы и модули.

Таблица — фундаментальная структура системы управления ре¬ляционными базами дан-ных. В Microsoft Access таблица — это объ¬ект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждое поле содержит отдельную часть записи, например фамилию, должность или инвентарный номер. Обычно каждая таблица исполь-зуется для хранения сведений по одному конкретному вопросу, например о сотрудниках или заказах.

Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инст¬рукция на отбор записей, подлежащих изменению. Ниже перечне-
лены типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:
• запрос-выборка задает вопрос о данных, хранящихся в табли¬цах, и представляет полу-ченный динамический набор в режи¬ме формы или таблицы без изменения данных. Изме-нения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таб¬лицах;
• запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на уда¬ление записей, запрос на создание таблицы или запрос на об¬новление;
• перекрестные запросы предназначены для группирования дан¬ных и представления их в компактном виде;
• запрос с параметрами позволяет определить одно или несколь¬ко условий отбора во время выполнения запроса;
• запросы SQL — это запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструк-ций SQL в режиме SQL: за¬прос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обра¬ботке реляционных баз данных (например, Microsoft Ac-cess).

Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет пред¬ставлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автомати-зации конкретной задачи. Макрокоман¬да — основной строительный блок макроса; само-стоятельная инст¬рукция, которая может быть объединена с другими макрокоманда¬ми, чтобы автоматизировать выполнение задачи.

Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохра¬ненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: модуль формы, отчета и общий модуль. Мо-дули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если проце-дуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, они распозна¬ются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.
База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.

2. Типы данных СУБД Access

Для каждого поля таблиц базы данных необходимо указать тип данных. Тип данных оп-ределяет вид и диапазон допустимых значе¬ний, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, вы¬деляющийся для этого поля. Перечень типов данных полей и опи-са¬ние значений, сохраняемых в таких полях, приведены в следующей таблице.

Тип данных
Содержимое

Текстовый
Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почто-вые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 сим¬волов

Поле Memo
Длинный текст и числа, например комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 64 000 символов

Числовой
Общий тип для числовых данных, допускающих проведение ма¬тематических расчетов, за исключением расчетов для денежных зна-чений. Свойство Размер поля (FieldSize) позволяет указать различные типы числовых данных

Дата/время
Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность вы¬брать один из многочисленных стандартных форматов или со¬здать специ-альный формат

Денежный
Денежные значения. Не рекомендуется использовать для прове¬дения денежных расчетов значения, принадлежащие к числово¬му типу дан-ных, так как последние могут округляться при расче¬тах. Значения ти-па «Денежный» всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой

Счетчик
Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Ну¬мерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. Это поле является совместимым с полем числового типа, для которого в свой-стве Размер поля (FieldSize) указано значе¬ние «Длинное целое»

Логический
Значения «Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь», «Вкл»/«Выкл», т. е. одно из двух возможных значений

Поле объекта OLE
Объекты, созданные в других программах, поддерживающих прото-кол OLE. Объекты связываются или внедряются в базу данных Micro-soft Access через элемент управления в форме или отчете

3. Создание новой базы данных

Создание новой базы данных Access осуществляется в соответ¬ствии с ее структурой, по-лученной в результате внемашинного про¬ектирования, которое заключается в создании информационно-ло¬гической модели предметной области.

Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Созда¬ние реляционной базы данных с помощью СУБД Access на компь¬ютере начинается с формирования структуры таблиц. При этом формируется состав полей и задается их описание.
После формиро¬вания структуры таблиц создается схема данных, в которой уста¬навливаются связи между таблицами. Access запоминает и исполь¬зует эти связи при за-полнении таблиц и обработке данных. Завер¬шается создание базы данных процедурой за-полнения таблиц конкретной информацией.
После запуска MS Access одновременно с его окном открывает¬ся первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы дан¬ных или открыть существующую базу данных.
На закладках окна базы данных представлены основные типы объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули.

В составе окна базы данных находятся три управляющие кнопки:
• первая кнопка выполняет три функции:
Открыть, если выбра¬на таблица, форма или запрос; Просмотреть, если выбран от¬чет; Запустить, если выбран макрос;
• кнопка Конструктор позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта;
• кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объ¬екта любого выбранного типа.

При создании объекта предоставляется возможность выбора ре¬жима его разработки. Это может быть мастер или конструктор, или некоторый другой режим, зависящий от выбран-ного типа объекта.

Читать еще:  Accessory switch перевод
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector