Ms access возможности программы

Ms access возможности программы

Назначение Access

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.
База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.

Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office Access (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются:
• определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
• обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
• управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:
• режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
• режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
• режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
• таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
• формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;
• отчёты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных;
• запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных;
• модули, содержащие VBA-код. используемый для написания процедур обработки событий.
В этом уроке вы узнали основное Назначение Access. Если было интересно, то крайне рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Назначение и возможности программы MS Access

Цель — познакомить с функциональными возможностями СУБД и общей методологией их использования в профессиональной работе, связанной с организацией хранения и обработки данных.

Microsoft Access 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Это полнофункциональная реляционная СУБД.

В Access можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализуются также принцип связи и внедрение OLE-объектов, т.е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме.

OLE-объектом может быть Excel-таблица, Paintbrush-иллюстрация, звуковой файл и др. Вставлять объекты можно путем копирования объекта через бу­фер обмена.

Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro и др.).

Access работает с базами данных, которые, будучи созданными в других СУБД, поддерживают стандарт ODBC, включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 и Rdb.

В Access входят специальные программы: «Конструктор», «Мас­тер», «Построитель выражений», «Маска ввода», — что позволяет со­здавать экранные формы, отчеты, запросы.

Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные фор­мы, запросы, отчеты.

Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения закончен­ного отчета (формы, запросы).

Access позволяет обращаться к базам данных, которые созданы в других системах (dBASE, Paradox и др.) без перевода их в формат Access. В Access реализован принцип коллективного представления и обработки данных.

Пользователю предоставляются средства автоматизации разработ­ки приложений — элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.

Введено контекстное меню с набором команд — открывается пра­вой кнопкой мыши в любой момент (можно не обращаться к главно­му меню).

Построитель выражений (expression builder), содержащий список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определе­нии (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.

Инструментарий «Переместить и отпустить» позволяет перетяги­вать запросы, таблицы из окна базы данных в формы, отчеты, а также перетягивать таблицы Excel в окно базы данных Access.

Приложение «Мастер по разработке баз данных» (Database Wizard) содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, от­четы.

Программы Мастер по созданию форм (Form Wizard) и Мастер от­четов (Report Wizard) предназначены для автоматизации проектиро­вания форм и отчетов. С из помощью можно составлять сложные от­четы на основе более чем одной таблицы. Эти программы анализируют поля, которые включаются в отчет и решают, какую создать форму — простую или отчет.

Конструкторы форм и отчетов позволяют создать на основе ин­формации базы данных формы и отчеты, соответствующие современ­ным технологиям.

Все элементы интерфейса приняли трехмерное отображение. Можно прятать объекты от доступа других пользователей к инфор­мации. Расширены функции помощи Help.

Функции контроля правильности вводимого текста и исправле­ния ошибок выполняет Автокорректор (AutoCorrect), а орфографи­ческий контроль информации — Мастер орфографического контроля.

MS Access — это не только классическая СУБД, но и система для разработки приложений. Можно разрабатывать приложения для ра­боты с базой данных, не зная язык программирования.

Основные объекты базы данных (рис.1):

Рис. 1. Окно программы MS Access

— таблицы — являются основой базы данных, так как вся информация содержится в них;

– формы – специальные средства для ввода и просмотра данных;

— запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, можно создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления и др.;

— отчеты – предназначены для вывода данных, имеются средства для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

— страницы – специальные объекты для организации базы данных, размещаемой на Web-странице;

— макросы– предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД;

— модули — предназначены для создания новых функций путем программирования.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте характеристику MS Access.

1. Какими возможностями обладает MS Access?
2. Перечислите основные объекты MS Access.
3. Перечислите состав специальных программ, входящих в MS Access, их назначение.

Рекомендуемая литература: /1/ стр.529-563; /2/стр.340-374; /3/ стр.560-588; /6/

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8828 — | 7638 — или читать все.

Возможности системы управления базами данных access при создании информационных систем

экономические науки

• Гизатуллина Дина Хуббулловна , бакалавр, студент
• Башкирский Государственный Аграрный Университет

• СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
• MICROSOFT
• ACCESS
• БАЗА ДАННЫХ
• ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА

Похожие материалы

База данных (БД) – поименованная совокупность данных, предназначенная для использования в одном или нескольких приложениях.

Access — это система управления базами данных (СУБД), т.е. комплекс программ, предназначенный для хранения больших массивов данных в определенном формате (формате таблицы) и их автоматизированной обработки, например, расчет налогов, заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

Access входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции выполняются по одним правилам.

Access — это реляционная СУБД, т.е.может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.

Продукт корпорации Microsoft — Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы. В системе адресации — в таблице БД адресуется и обрабатывается текущая запись со всеми полями, после всего еѐ полям нужно задать тип вводимых данных, далее сначала в памяти создается своя папка, а затем в неу автоматически сохраняются все ее таблицы, формы, запросы.

В СУБД Access предусмотрены следующие дополнительные сервисные возможности:

1. Мастера- специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа.
2. Шаблоны- заготовка базы данных конкретного типа
3. Выражения- используется для создания сложных математических и логических формул и выражений как для проверки различных условий, так и для выполнения вычислительных операций.

БД может содержать — таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты. Все они в Access хранятся в одном файле. Структура таблицы БД и типы данных. Основным структурным компонентом БД является таблица. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

Достоинством Access являются:

• простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
• MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков
• предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость
• развитая система справки и понятный интерфейс
• обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов
• развитые встроенные средства разработки приложений.

Недостатком является то ,что в плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Делая вывод можно сказать, что Access – это мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Теперь можно быстро отследить нужные данные и с легкостью создать отчеты на их основе. Office Access позволяет быстро начать работу со встроенными базами данных, чтобы внести в них изменения и адаптировать эти базы к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать данные с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения.

Список литературы

1. Сулейманов Р.Р., Шарафутдинов А.Г. ИННОВАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБУЧЕНИЯ В ЭКОНОМИКЕ [Текст]:сборник Актуальные вопросы экономико-статистического исследования и информационных технологий сборник научных статей: посвящается 40-летию создания кафедры «Статистики и информационных систем в экономике». МСХ РФ, Башкирский государственный аграрный университет. Уфа, 2011. С. 340-342.
2. Вейскас Д.Э. Эффективная работа с Microsoft Access 2: [Текст ]Учебник / Вейскас Д.Э.- С. – Петербург.: «Питер Пресс», 2014. — 856 с.
3. Бекаревич Ю.Л., Пушкина Н.П. Самоучитель Microsoft Access 2000 : [Текст ]Учебник / Бекаревич Ю.Л., Пушкина Н.П. — СПб.: БХВ — Санкт-Петербург, 2013. — 480 стр.

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.

Назначение и основные возможности Access.

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«СЕВЕРНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Министерства здравоохранения Российской Федерации

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТА И ИНФОРМАТИКИ

Контрольная работа.

По дисциплине «Программное обеспечение экономической деятельности.»

На тему:«Microsoft Office Access».

Вариант № 3

Выполнил: Молчанова Елена Александровна

студент 3 курса

Форма обучения: заочная

Специальность: «Экономика»

Шифр:ЭЗСС130303

Подпись_______________

Проверил преподаватель:

Содержание.

3.Назначение и основные возможности Access………………………………….7

4.Определение (задание структуры) данных…………………………………8-9

6.Управление данными………………………………………………………11-12

8.Источники и ссылки…………………………………………………………. 15

Введение.

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно — справочных и расчетных задач.

Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например, при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

Описание программы.

Существует несколько разновидностей систем управления базами данных (СУБД), одни ориентированы на программистов, другие — на обычных пользователей.

Пакеты первого типа — это фактически системы программирования, располагающие своим типичным языком, в среде которого программисты создают утилиты обработки баз данных. После, данные программы используются конечными пользователями.

Microsoft Access относится к СУБД, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с БД: создание, редактирование и обработка данных.

Этот пакет работает в ОС Windows на автономных ПК или в локальной сети. Посредством MS Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные БД (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных.

Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки.

Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния.

СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:

— таблицы — главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов — это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы — поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы;

— формы — вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных;

— запросы — результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде;

— отчеты — документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах;

— схема — описание архитектуры связей многотабличной базы данных;

— макросы и модули — объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться.

Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA — встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.

Назначение и основные возможности Access.

База данных (БД) — это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи. Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS — Database Management System) — специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно- справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД. MS Access — наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком- либо ином удобном для пользователя виде. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рамках среды Windows. В состав пакета MS Access входит также ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи (так называемых Мастеров).