Top-office11.ru

IT и мир ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Редактирование данных таблицы в access

Как редактировать таблицу БД Access?

Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или формы в режиме формы.

Выполните одно из следующих действий:

В Microsoft Office Access 2003 или более ранних версиях Access Чтобы добавить новую запись, в меню Правка выберите команду Перейти к и нажмите кнопку Новая запись. Введите данные и нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к следующему полю. В конце записи нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к следующей записи.

В Microsoft Office Access 2007, чтобы добавить новую запись, нажмите кнопку

Домашняя страница , а затем щелкните Создать в

Для изменения данных в поле, щелкните в поле, которое требуется изменить и введите данные.

Чтобы заменить все значение, переместите указатель мыши на левую границу поля он превратился в указатель плюс и нажмите кнопку. Введите данные.

Примечание: На вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений в текущем поле нажмите клавишу ESC. Чтобы отменить изменения во всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом из поля. При переходе на другую запись, Microsoft Access сохраняет сделанные изменения.

Как используется фильтр в таблице БД Access?

Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например, «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#, Элементы выражения могут быть связаны операторами: арифметическими (*,+,-,/,^); сравнения: ( ,>=,=,<>); логическими: (And (И), Not (Нет),Or (или); Like-для использования логики замены в выражениях; in-для определения, содержится ли элемент данных в списке значений; Between….And-для выбора значений из определенного интервала.

· Откройте таблицу Список.

· Щелкните по кнопке Дополнительно, из появившегося меню выберите Расширенный фильтр Рисунок 3.4

 В появившемся окне поле: выберите в окне Год рождения, в окне Условие отбора: наберите 1984 рисунок 3.5 и нажмите на кнопку и щелкните по кнопке

· Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

Каким образом осуществляется связывание таблиц?

Ø Перейдите на вкладку Работа с базами данных. Рис 3.1

Рис 3.1

Появится диалоговое окно Схемы Данных.

Ø Щелкните по кнопке -Добавить таблицу. В появившемся окне

Добавление таблицы выделите таблицу Личные данныеи щелкните по кнопкеДобавить, а затем по кнопкеЗакрытьокнаДобавление таблицы.

Ø Поставьте мышку на имя поля Кодв таблицеСписоки, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на полеКодСтудентав таблицеЛичные данные.Отпустите кнопку мышки.Появится диалоговое окноИзменение связей.

Ø Включите флажокОбеспечение целостности данных.Это не возможно сделать если типы обоих полей заданы не одинаково.

Ø Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных представлена на рисунке 3.2

Рис 3.2

Ø Закройте схему данных, сохранив ее.

Теперь, встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные.ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона в другой. Можно, конечно попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Дата добавления: 2018-06-01 ; просмотров: 570 ;

Изменение таблиц в Access

После работы с вашей базой данных вы можете обнаружить, что вам нужно внести некоторые изменения в таблицы, в которых хранятся ваши данные. Access позволяет легко изменять таблицы в соответствии с потребностями вашей базы данных.

В этой статье вы узнаете, как создавать и переупорядочивать поля таблицы. Вы также узнаете, как обеспечить правильное и последовательное форматирование ваших данных таблицы путем установки правил проверки, ограничений символов и типов данных в ваших полях. Наконец, мы направим вас к дополнительным параметрам для выполнения простых математических функций в ваших таблицах.

Изменение таблиц

Помимо внесения базовых изменений в ваши таблицы, таких как добавление и перемещение полей, вы можете внести более сложные изменения, которые позволят вам устанавливать правила для ваших данных. Все эти изменения могут помочь сделать ваши таблицы еще более полезными.

Добавление и изменение полей

Access облегчает перегруппировку существующих полей и добавление новых. Когда вы добавляете новое поле, вы даже можете установить тип данных, который определяет, какие типы данных могут быть введены в это поле.

Чтобы добавить новое поле в существующую таблицу:

  1. Откройте таблицу, затем щелкните заголовок с текстом. Нажмите «Добавить». Если у вас уже есть несколько полей, вам может потребоваться прокрутить весь путь вправо, чтобы увидеть это.
  2. Появится раскрывающееся меню. Выберите тип данных, который вы хотите использовать для нового поля.
    • Текст : это параметр по умолчанию и лучше всего подходит для текста. Вы также должны выбрать его для чисел, с которыми вы не планируете заниматься математикой, например, почтовые индексы и номера телефонов.
    • Номер : это лучше всего для чисел, которые вы, возможно, захотите сделать с помощью, например, количества заказанного или проданного предмета.
    • Валюта : это автоматически форматирует номера в валюте, используемой в вашем регионе.
    • Дата и время : это позволяет вам выбрать дату из всплывающего календаря.
    • Да / Нет : вставляется флажок в поле.
    • Напоминание : это идеально подходит для большого количества текста, например описания продукта. Вы можете форматировать текст, введенный в поле memo.
    • Приложение . Это позволяет вам прикреплять файлы, например изображения.
    • Гиперссылка : создает ссылку на веб-сайт или адрес электронной почты.
  3. Введите имя для своего поля, затем нажмите Enter.

Чтобы переместить поле:

  1. Найдите поле, которое вы хотите переместить, а затем наведите курсор на нижнюю границу в заголовке поля. Ваш курсор станет четырехсторонней стрелкой .
  2. Щелкните и перетащите поле в новое место.
  3. Отпустите курсор. Поле появится в новом месте.
Читать еще:  Delphi access создать таблицу

Расширенные параметры поля

На предыдущей странице вы узнали о настройке типа данных для новых полей. Когда вы задаете тип данных полей, вы действительно устанавливаете правило для этого поля. Базы данных часто включают в себя правила, поскольку они являются способом гарантировать, что пользователи вводят правильный тип данных.

Почему это важно? Компьютеры не так умны, как люди, о некоторых вещах. Хотя вы можете признать, что два и 2 или NC и Северная Каролина — одно и то же, Access не будет, и поэтому он не будет группировать эти вещи вместе. Обеспечение ввода данных в стандартном формате поможет вам лучше организовать, рассчитать и понять его.

Правила также могут определять параметры, которые у вас есть для работы с этими данными. Например, вы можете делать только математику с данными, введенными в числовые или валютные поля, и вы можете форматировать только текст, введенный в поля memo.

Существует три основных типа правил, которые вы можете задать для поля: тип данных, лимит символов и правила проверки.

Чтобы изменить тип данных для существующих полей:

  1. Выберите поле, тип данных которого вы хотите изменить.
  2. На ленте выберите вкладку «Поля», затем найдите группу «Форматирование». Нажмите стрелку раскрывающегося списка Тип данных.
  3. Выберите нужный тип данных.
  4. Тип данных поля будет изменен. В зависимости от выбранного вами типа данных вы можете заметить изменения в своей информации. Например, поскольку мы установили тип данных для поля «Электронная почта» в «Гиперссылка», все адреса электронной почты в этом поле теперь доступны для ссылок.

Нельзя изменять тип данных полей, если вы не уверены, что данные вашего поля находятся в правильном формате для нового типа данных. Например, изменение поля, содержащего только текст в тип номера, приведет к удалению всех ваших полевых данных. Этот процесс часто необратим.

Предельные значения полей

Установка лимита символов для поля устанавливает правило о том, сколько символов — букв, цифр, знаков препинания и даже пробелов — можно ввести в это поле. Это может быть полезно, чтобы данные в ваших отчетах были краткими или чтобы заставить пользователей вводить данные определенным образом.

Например, в приведенном ниже примере пользователь вводит записи, содержащие адреса. Если вы установите предел символов в поле состояния как 2, пользователь может ввести только 2 символа информации. Это означает, что он должен вводить почтовые сокращения для штатов вместо их полных имен — здесь, Северная Каролина, вместо Северной Каролины. Обратите внимание, что вы можете установить предел символов только для полей, определенных как текст.

Чтобы установить лимит символов для поля:

  1. Выберите нужное поле.
  2. Перейдите на вкладку «Поля» в группе вкладки «Инструменты таблицы», затем найдите группу «Свойства».
  3. В поле рядом с полем «Размер поля» введите максимальное количество символов, которое вы хотите разрешить в своем поле.
  4. Сохраните таблицу.

Правила валидации

Правило проверки это правило, которое диктует, какую информацию можно ввести в поле. Когда правило проверки правильное, пользователь не может вводить данные, нарушающие правило. Например, если мы просим пользователей ввести имя состояния в таблицу с контактной информацией, мы можем создать правило, которое ограничивает допустимые ответы на почтовые индексы штата США. Это помешало бы пользователям вводить что-то, что на самом деле не являлось реальным почтовым кодом штата.

В приведенном ниже примере мы применим это правило к таблице наших клиентов . Это довольно простое правило проверки — мы просто назовем все допустимые ответы, которые пользователь может ввести, что означает, что пользователи не могут вводить что-либо еще в запись. Тем не менее, можно создавать правила достоверности, которые намного сложнее.

Чтобы создать правило проверки:

  1. Выберите поле, в которое вы хотите добавить правило проверки. В нашем примере мы установим правило для поля State.
  2. На ленте выберите вкладку «Поля», затем найдите группу «Проверка поля ». Нажмите выпадающую команду «Проверка», затем выберите «Правило проверки поля».
  3. Появится диалоговое окно «Конструктор выражений» . Щелкните текстовое поле и введите свое правило проверки.
    • В нашем примере, мы хотим ограничить данные в государственном поле для фактического состояния почтовых кодов. Мы будем вводить каждый из допустимых ответов в кавычках и разделять их словом Or, что позволяет Access знать, что это поле может принимать ответ «AL» или «AK» или «AZ» или любое другое выражение, вступил.
  4. После того как вы удовлетворены правилом проверки, нажмите «ОК» . Диалоговое окно закроется.
  5. Еще раз нажмите кнопку «Выдавить подтверждение» . На этот раз выберите «Сообщение проверки поля».
  6. Появится диалоговое окно «Ввести подтверждение» . Введите фразу, которую вы хотите отобразить в сообщении об ошибке, когда пользователь пытается ввести данные, нарушающие правило проверки. Ваше сообщение должно информировать пользователя о том, какие данные разрешены.
  7. Когда вы удовлетворены сообщением об ошибке, нажмите «ОК».
  8. Правило проверки теперь включено в поле. Пользователи не смогут вводить данные, нарушающие правило.

Дополнительные параметры таблицы

Вычисленные поля и итоговые строки

Добавление вычисленных полей и итоговых строк в таблицу позволяет выполнять вычисления с использованием данных таблицы. Вычисленное поле вычисляет данные в одной записи, а итоговая строка выполняет вычисление по всему полю данных.

Всякий раз, когда вы видите промежуточный итог для одной записи, вы смотрите на вычисленное поле. Аналогично, общая сумма в нижней части таблицы действительно является итоговой строкой.

Редактирование данных в запросе

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Читать еще:  Сравнение двух таблиц в access

Могут возникнуть ситуации, когда не удается изменить данные в запросе Режим таблицы для изменения данных в базовой таблице. В этой статье объясняется, когда можно изменять данные запроса, когда не удается изменить данные запроса, и как изменить структуру запроса, чтобы можно было изменить их базовые данные.

В этой статье

Введение

Когда вы открываете запрос в режиме таблицы, вам может потребоваться изменить данные. Возможно, вы заметили ошибку или некоторые сведения устарели. В зависимости от того, как был построен запрос, вы можете изменить данные непосредственно в таблица запроса.

Если вы попытаетесь изменить данные в запросе в режиме таблицы, но ничего не происходит, или если Windows воспроизводит звук, но не произойдет, вы не можете выполнить редактирование. Может быть, что сам запрос недоступен для редактирования, например Перекрестный запрос. Это также происходит в том случае, если поле, которое вы пытаетесь изменить, недоступно для редактирования, например, если поле зависит от агрегатной функции, например среднего. В любом случае вы можете сделать что-то, чтобы разрешить редактирование.

В дополнение к редактированию данных в режиме запроса можно также использовать запрос на обновление для обновления данных в таблице. В этой статье не рассматриваются запросы на обновление.

Дополнительные сведения о запросах на обновление см. в статье Создание и выполнение запроса на обновление.

Как правило, если вы хотите изменить данные в режиме таблицы запроса, вы хотите, чтобы изменения сохранялись в таблицах, на которых построен запрос. Если вы не хотите изменять данные в этих таблицах, но по-прежнему хотите изменить данные и продолжить редактирование данных после завершения, вы можете использовать запрос на создание таблицы, чтобы создать новую таблицу, данные которой можно изменить. Можно также использовать запрос на создание таблицы, чтобы сохранить результаты запроса, который не поддерживает редактирование в виде новой таблицы, а затем изменить данные в этой новой таблице. В этой статье объясняется, как создавать и запускать запросы на создание таблицы.

Дополнительные сведения о запросах на создание таблицы см. в статье Создание запроса на создание таблицы.

Когда можно редактировать данные в запросе?

Вы всегда можете изменить данные в запросе, если запрос создан только на одной таблице или двух таблицах, отношение «один-к-одному» друг с другом.

Примечание: Даже если вы можете редактировать данные в запросе, некоторые его поля могут быть недоступны для редактирования. Эти случаи перечислены в следующем разделе.

Когда можно не редактировать данные в запросе?

Вы не можете изменять данные в запросе в указанных ниже случаях.

Запрос — это перекрестный запрос.

Запрос — это SQL-запрос.

Поле, которое вы пытаетесь изменить, является вычисляемое поле. В этом случае вы можете изменить другие поля.

Запрос создан на основе трех или более таблиц и имеет отношение «многие-к-одному».

Примечание: Несмотря на то, что в этом случае вы не можете редактировать запрос в режиме таблицы, вы можете изменить данные в форме, если для свойства RecordsetType формы задан динамический набор (несогласованные обновления).

Запрос содержит предложение GROUP BY.

Как изменить запрос, чтобы можно было изменить его данные?

В приведенной ниже таблице перечислены случаи, когда не удается изменить запрос, связанный с методами, чтобы сделать запрос доступным для редактирования в режиме таблицы.

Вы не можете изменять значения в запросе в режиме таблицы, если:

Чтобы сделать запрос доступным для редактирования, выполните указанные ниже действия.

Свойству » уникальные значения » запроса задано значение «Да».

Задайте для свойства » уникальные значения » запроса значение нет.

В следующем разделе Задайте для свойства «уникальные значения»значение «нет», чтобы узнать, как задать это свойство.

Запрос включает связанную таблицу база данных ODBC, которая не содержит ни однозначный индекс, ни таблицы Paradox без первичный ключ.

Добавьте первичный ключ или уникальный индекс для связанной таблицы с помощью методов, предоставленных поставщиком связанной базы данных.

У вас нет разрешений на обновление данных для базовой таблицы.

Назначение разрешений на обновление данных.

Запрос включает несколько таблиц или запросов, а таблицы или запросы не соединены линией соединения в режиме конструктора.

Создайте соответствующие соединения.

Сведения о том, как создать соединения, см. в разделе создание соединений.

База данных открыта только для чтения или находится на диске, доступном только для чтения.

Закройте и снова откройте базу данных, не выбирая Открыть «только для чтения«; или, если база данных находится на диске, доступном только для чтения, удалите атрибут «только для чтения» с диска или переместите базу данных на диск, который не доступен только для чтения.

Поле в записи, которую вы пытаетесь изменить, удалено или заблокировано другим пользователем.

Подождите, пока запись не будет разблокирована. Заблокированная запись может быть обновлена сразу после разблокирования записи. Подождите, пока другой пользователь завершит операцию, которая заблокировала запись.

Запрос создан на основе таблиц с отношение «один-ко-многим», а поле соединения на стороне «многие» не является полем вывода. В этом случае невозможно изменить данные в поле объединения на стороне «один».

Добавьте поле объединения на стороне «многие» отношения к полям выходных данных запроса.

Поле объединения на стороне «многие» (после редактирования данных) находится на стороне «один».

Нажмите клавиши SHIFT + F9 , чтобы сохранить изменения и обновить запрос.

В таблице на стороне «один» отношения «один-ко-многим» есть пустое поле, а соединение — это правое внешнее соединение.

Убедитесь в том, что на стороне «один» есть значение в этом поле. Поле «объединение» на стороне «многие» можно изменить, только если в этом поле на стороне «один» есть значение.

Вы используете связанную таблицу базы данных ODBC, а не все поля уникального индекса связанной таблицы находятся в результатах запроса.

Добавьте все поля из уникального индекса таблицы ODBC в поля вывода запроса.

Установите для свойства «уникальные значения» значение «нет»

Откройте запрос в режиме конструктора.

Читать еще:  Связи в access 2020

Если окно свойств не открыто, откройте его, нажав клавишу F4. Щелкните один раз в бланке запроса, чтобы убедиться в том, что на странице свойств отображаются свойства запроса, а не свойства поля.

В окне свойств найдите поле свойства уникальные значения . Щелкните поле рядом с ним, щелкните стрелку рядом с надписью и выберите пункт нет.

Создание соединений

Откройте запрос в режиме конструктора.

Перетащите поле соединения из таблицы или запроса для каждой таблицы или запроса в соответствующее поле таблицы или запроса, для которого нужно создать соединение.

Дополнительные сведения о создании соединений см. в статье объединение таблиц и запросов.

Добавление поля объединения на стороне «многие» в поля выходных данных запроса

Откройте запрос в режиме конструктора.

В конструкторе запросов найдите соединение, соответствующее связи «один-ко-многим».

Дважды щелкните поле присоединение на стороне «многие» отношения «один-ко-многим». Поле «объединение» появится в сетке полей, указывающее на то, что теперь это поле вывода.

Добавление уникальных полей индексов из связанной таблицы ODBC

Откройте запрос в режиме конструктора.

В конструкторе запросов найдите связанную таблицу ODBC.

Рядом с именем поля в полях уникального индекса появится символ ключа. Дважды щелкните каждое поле, которое еще не находится в сетке полей. Каждое поле отображается в сетке полей, что указывает на то, что оно теперь является полем вывода.

Добавление подтаблицы

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Если в двух таблицах в Access есть один или несколько полей, вы можете внедрить таблицу в одну из них в другой. Внедренная таблица, называемая подтаблицей, полезна, если вы хотите просмотреть и изменить связанные или объединенные данные в таблице или запрос.

В этой статье

Общие сведения о подтаблицах

Подтаблица полезна, если вы хотите просмотреть информацию из нескольких источников данных в одном режиме таблицы. Например, в образце базы данных «Борей» в таблице «заказы» есть отношение «один-ко-многим» с таблицей «сведения о заказах».

Если таблица сведения о заказах добавлена как подтаблица в таблице «заказы», вы можете просматривать и редактировать такие данные, как продукты, включенные в определенный заказ (каждая строка), открыв подтаблицу для этого заказа.

Если вы добавите в таблицы подтаблицы, ограничьте использование этих подтаблиц для просмотра и изменения важных бизнес-данных. Если вы хотите изменить данные в таблице, мы рекомендуем использовать формы для редактирования данных вместо подтаблиц, так как ошибки при вводе данных могут возникать в режиме таблицы, если пользователь не прокручивается до нужной ячейки. Также обратите внимание на то, что добавление подтаблицы в большую таблицу может негативно сказаться на производительности таблицы.

Microsoft Access автоматически создает подтаблицу при создании таблицы, которая соответствует одному из указанных ниже условий.

Таблица находится в отношение «один-к-одному».

Таблица — это сторона «один» отношения «один-ко-многим», в которой свойство «SubdatasheetName» таблицы имеет значение «Авто».

Связь определяется с помощью соответствующих полей первичный ключ и внешний ключ в связанных таблицах.

Кроме того, можно добавить подтаблицу в любую таблицу, запрос или форма в базе данных. В режиме таблицы в каждый момент времени форма может отображать только одну подтаблицу.

Открытие и закрытие подтаблицы

Чтобы определить, есть ли в таблице, запросе или форме подтаблица, откройте объект в режиме таблицы. Если индикатор развертывания (+ знак) присутствует, таблица, запрос или форма содержат подтаблицу. Когда подтаблица открыта, индикатор превращается в символ «a». Подтаблицы могут быть вложены в основную подтаблицу на 8 уровнях.

Чтобы открыть подтаблицу, щелкните знак «плюс» рядом со значением, для которого требуется просмотреть записи.

Чтобы закрыть подтаблицу, щелкните знак «минус».

Совет: Чтобы развернуть или свернуть все подтаблицы в таблице, на вкладке Главная в группе записи нажмите кнопку Дополнительно. Затем выберите подтаблицуи выберите нужный параметр.

Кроме того, можно удалить или скрыть подтаблицу. Сведения об удалении подтаблицы можно найти в статье Удаление подтаблицы.

Совет: Чтобы скрыть подтаблицу, откройте таблицу в режиме конструктора, а затем на вкладке конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств. Найдите в окне страницы свойств строку Имя подтаблицы , измените ее на [нет], а затем сохраните изменения.

Добавление подтаблицы

В режиме таблицы откройте таблицу или запрос, в который вы хотите добавить подтаблицу.

На вкладке Главная в группе записи нажмите кнопку Дополнительно, наведите указатель мыши на пункт Подтаблица и выберите пункт подтаблица.

В диалоговом окне Вставка подтаблицы выберите вкладку ( таблицы, запросыили и то, и другое), соответствующие типу объекта, который вы хотите вставить как подтаблицу.

В поле связать ДочернИе поля выберите поле, которое вы хотите использовать в качестве внешний ключ или совпадающего поля, которое предоставит данные для подтаблицы.

В поле Основные поля выберите поле, которое вы хотите использовать в качестве первичный ключ или совпадающего поля основной таблицы или запроса, а затем нажмите кнопку ОК.

Например, если вы хотите создать подтаблицу для просмотра связанных заказов для каждой записи клиента в таблице «клиенты», выберите таблицу «заказы», в поле «доЧерний список полей » выберите идентификатор заказчика, а затем в поле Основные поля выберите Идентификатор.

Примечание: Значения в полях » ссылка ДочернИй элемент » и » Образец ссылки » создают объединение для указанных полей.

Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить изменения.

Чтобы отобразить подтаблицу, добавленную в таблицу, запрос или форму, щелкните знак +.

Примечание: Дочернее поле (внешний ключ) не отображается в качестве столбца в подтаблице. При добавлении новой записи в подтаблицу Access автоматически вставляет значение первичного ключа выбранной базовой таблицы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector