Top-office11.ru

IT и мир ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Режим таблицы субд ms access позволяет

Система управления базами данных (СУБД) MS Access

База данных — любая совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.

Основным назначениембазы данных является оперативный поиск необходимой информации по заданным критериям.

Современные базы данных являются реляционными. В реляционных базах данных информация хранится в одной или нескольких таблицах, между которыми установлены отношения (т.е. связи). Это позволяет повысить эффективность обработки и уменьшить дублирование информации.

Система управления базами данных (СУБД) MS Access

СУБД — программное средство для накопления и обработки информации, хранящейся в базах данных.

Каждая СУБД содержит свой язык программирования для решения на ПК конкретной задачи управления данными.

Программа управления базами данных позволяет находить данные по заданным критериям, дополнять, изменять, обновлять данные, выполнять вычисления по произвольным функциям, делать анализ по полученным данным, устанавливать защиту от несанкционированного доступа к данным.

Пуск – Программы – Офис… — MS Access

• С помощью ярлыка на рабочем столе

• С помощью значка любой базы данных Access

После запуска программы на экране разворачивается окно программы с начальным диалогом, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую с диска.

Краткая характеристика окна СУБД MS Access

Структура базы данных

База данных Access представляет собой совокупность объектов, между которыми некоторым образом распределены данные.

Таблица — база данных в табличной форме

Запросы — инструкция на отбор данных из таблиц.

Формы – таблицы, специальным образом подготовленные для удобного просмотра на экране.

Отчеты – таблицы, подготовленные для вывода данных на притер.

Макросы — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации выполнения конкретной задачи.

Модуль — набор описаний, инструкций или процедур.

Все объекты базы данных хранятся в одном файле и отображаются на специальных вкладках окна базы данных:

Кнопка «Открыть» — открывает для просмотра выделенный в окне базы данных объект.

Кнопка «Конструктор» — позволяет войти в режим редактирования структуры таблицы, запроса или другого объекта БД.

Кнопка «Создать» — создает новую таблицу, запрос, форму, отчет и т.д. Позволяет выбрать способ создания (Конструктор, Мастер и пр.)

База данных представляет собой таблицу, в которой строки называются записями, а столбцы — полями.

Запись (строка) — полный набор данных об определенном объекте

Поле (столбец) — набор данных одного определенного типа обо всех объектах.

Создание базы данных

1. Меню Файл – Создать – в появившейся справа панели выбрать Новая база данных…

2. В появившемся окне указать имя создаваемой БД и папку, в которой она будет храниться.

3. Нажать ОК (на экране появится окно файла только что созданной базы данных).

1. Перейти на вкладку Таблицы

2. Выполнить двойной щелчок по значку Создание базы данных в режиме конструктора

3. Создать структуру таблицы (см. ниже)

4. Сохранить таблицу с помощью кнопки (Сохранить), указав имя таблицы.

5. Перейти в режим таблицы командой Меню Вид – Режим таблицы или кнопкой

6. Заполнить данными поля таблицы.

7. Сохранить таблицу.

Структура таблицы – это совокупность полей с заданными для них типами данных (какого рода информацию можно хранить в данном поле: даты, текст, числа или логические выражения).

Типы данных MS Access:

Тип данныхОписание
ТекстовыйТекст длиной не более 255 символов. Точный размер определяется значением «Размер поля» (см. рис. ниже)
Поле МЕМОТекст максимальной длиной 64 Кбайт
ЧисловойЧисла
Дата/ВремяРазные представления даты и времени
ДенежныйЧисла с точностью до 15 знаков в целой части и до 4-х знаков в дробной.
СчетчикУникальное значение, присваиваемое автоматически каждой записи, вносимой в таблицу
ЛогическийПодразумевает хранение данных, имеющих только два варианта представления: Истина-Ложь (Да-Нет, Присутствует-Отсутствует и под.)
Поле объекта OLEОбъекты, созданные в других приложениях Windows (фотографии, звукозаписи, видеоклипы, эл. таблицы, документы и пр.)

Добавление записи в таблицу. Способы:

• Щелкнуть в последней (пустой) записи и ввести в нее данные.

• Щелкнуть мышкой в любом месте таблицы и нажать кнопку (Новая запись).

• Выделить любую запись. КЗМ – Новая запись.

Удаление записи (строки). Способы:

• Выделить запись и нажать DELETE

• Выделить запись и щелкнуть по кнопке (Удалить запись)

• Выделить запись. КЗМ – Удалить запись.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 9269 — | 7852 — или читать все.

Общие сведения о таблицах

Таблицы — это неотъемлемая часть любой базы данных, так как именно в них содержатся все сведения и данные. Например, база данных предприятия может содержать таблицу «Контакты», в которой хранятся имена всех поставщиков, их адреса электронной почты и номера телефонов. Так как другие объекты базы данных в значительной степени зависят от таблиц, всегда начинайте разработку базы данных с создания всех таблиц, а уже затем создавайте другие объекты. Перед созданием таблиц проанализируйте свои требования и определите, какие именно таблицы могут вам понадобиться. Начальные сведения о планировании и разработке баз базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Читать еще:  Аксесс мастер подстановок

В этой статье

Обзор

Обычно реляционная база данных, такая как Access, состоит из нескольких таблиц. В хорошо спроектированной базе данных в каждой таблице хранятся сведения о конкретном объекте, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Поля, в свою очередь, содержат различные типы данных: текст, числа, даты и гиперссылки.

Запись. Содержит конкретные данные, например информацию об определенном работнике или продукте.

Поле. Содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя или адрес электронной почты.

Значение поля. Каждая запись содержит значение поля, например Contoso, Ltd. или proverka@example.com .

Свойства таблиц и полей

У таблиц и полей также есть свойства, которые позволяют управлять их характеристиками и работой.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойствами таблицы называются атрибуты, определяющие ее внешний вид и работу. Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в Конструкторе. Например, вы можете задать для таблицы свойство Режим по умолчанию, чтобы указать, как она должна отображаться по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет его характеристики или определенный аспект поведения. Некоторые свойства поля можно задать в Режим таблицы. Вы также можете настраивать любые свойства в Конструкторе с помощью области Свойства поля.

Типы данных

У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).

Тип данных является свойством поля, однако он отличается от других свойств:

Тип данных поля задается на бланке таблицы, а не в области Свойства поля.

Тип данных определяет, какие другие свойства есть у этого поля.

Тип данных необходимо указывать при создании поля.

Чтобы создать новое поле в Access, введите данные в новый столбец в режиме таблицы. В таком случае Access автоматически определяет тип данных для поля в зависимости от введенного значения. Если оно не относится к определенному типу, Access выбирает текстовый тип. При необходимости его можно изменить с помощью ленты.

Примеры автоматического определения типа данных

Ниже показано, как выполняется автоматическое определение типа данных в режиме таблицы.

Тип данных для поля, назначаемый Access

Вы можете использовать любой допустимый префикс протокола IP. Например, являются допустимыми префиксы http://, https:// и mailto:.

Число, длинное целое

Число, длинное целое

Распознаваемые форматы даты и времени зависят от языкового стандарта.

31 декабря 2016 г.

Распознаваемое обозначение денежной единицы зависит от языкового стандарта.

Отношения между таблицами

Хотя в каждой из таблиц хранятся данные по отдельному объекту, в базе данных Access все они обычно связаны между собой. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных.

Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.

Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.

Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

Так как данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях. Дополнительные сведения см. в статье Руководство по связям между таблицами.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице «Клиенты» каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о людях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и изменение первичного ключа таблицы.

Внешний ключ. В таблице также может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениям первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице «Клиенты». Поле «Код клиента» является внешним ключом таблицы «Заказы».

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы «Заказчики» и «Заказы». В таблице «Заказчики» каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — «Код».

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, соответствующее полю «Код» в таблице «Заказчики», а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу «Заказы» можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы «Заказчики». При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы «Заказчики» соответствуют тем или иным записям в таблице «Заказы».

1. Первичный ключ, который определяется по значку ключа рядом с именем поля.

Читать еще:  Субд access презентация 9 класс

2. Внешний ключ (определяется по отсутствию значка ключа)

Если ожидается, что для каждого представленного в таблице уникального объекта потребуется несколько значений поля, такое поле добавлять не следует. Обратимся к приведенному выше примеру: если нужно отслеживать размещенные клиентами заказы, не следует добавлять поле в таблицу, поскольку у каждого клиента будет несколько заказов. Вместо этого создается новая таблица для хранения заказов, а затем создаются связи между этими двумя таблицами.

Преимущества использования связей

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

Согласованность . Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только в таблице клиентов, а не в нескольких записях в таблице заказов, которые могут стать несогласованными.

Эффективность . Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, или избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.

Простота . Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.

Связи между таблицами необходимо иметь в виду еще на этапе планирования таблиц. С помощью мастера подстановок можно создать поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует. Мастер подстановок помогает создать связь. Дополнительные сведения см. в статье Создание и удаление поля подстановки.

Работа с СУБД MS Access

Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

Базы данных и системы управления базами данных

База данных – это организационная структура, предназначенная для хранения информации.

Система управления базой данных это комплекс программных средств, который предназначен для создания структуры новой базы, редактирования содержимого и визуализации информации, т.е. отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Система управления базой данных MS Access 2000

Access – это реляционная система управления базами данных (СУБД), входящая в пакет MS Office .

Читать еще:  Awaiting endpoint discord что это

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле, который имеет расширение . mdb .

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Каждая таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо задать поля, определив их свойства.

Свойства полей базы данных Access

Свойство

Определяет, как следует обращаться к данным этого поля. Должно быть уникальным, желательно таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени.

Определяет тип данных, которые содержаться в данном поле.

Определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

Определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если не указана, то в качестве заголовка используется имя поля.

Значение по умолчанию

Значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.

Условие на значение

Ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных

Сообщение об ошибке

Текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Определяет обязательность заполнения поля данными.

Разрешает ввод пустых строковых данных

Позволяет ускорять все операции, связанные с поиском или сортировкой данных этого поля. Можно также задать проверку на наличие повторов для этого поля, чтобы исключить дублирование данных.

Необходимо отметить, что свойства полей существенно зависят от типа данных, содержащихся в поле.

Типы данных Access

Текстовый (Значение по умолчанию)

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)

Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов

Для хранения календарных дат и текущего времени

Для хранения денежных сумм

Для хранения больших объемов текста (до 65535 символов)

Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя

Может иметь только одно из двух возможных значений ( True / False , Да/Нет)

Поле объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel , документ Microsoft Word , рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access

Для хранения адресов URL Web -объектов Интернета.

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

Объекты базы данных

СУБД MS Access 2000 позволяет создавать и использовать объекты семи различных типов.

Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Именно в них хранятся, во-первых, все данные, имеющиеся в базе, а, во-вторых, структура самой базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Это объекты предназначены для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что берут информацию из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу, которая не имеет аналога на жестком диске, это только образ отобранных полей и записей.

Формы. Это средства для ввода и просмотра данных. С помощью форм можно закрыть некоторые поля для несанкционированного ввода, можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.) для автоматизации ввода. Можно представить форму с помощью графических средств, в виде бланка, если ввод производится со специальных бланков.

С помощью формы можно не только вводить данные, но и отображать, применяя специальные средства.

Отчеты. Предназначены для вывода данных на печатающее устройство. В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц и т.п.)

Страницы. Этот объект позволяет создать Web -страницы, компоненты которых осуществляют связь с базой данных. Web -страницу можно передать клиенту, сама же база будет располагаться на сервере.

Макросы и модули. Эти объекты предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД Access и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования Visual Basic for Applications .

Средства создания основных объектов базы

СУБД представляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Их можно классифицировать как:

· ручные (разработка объектов в режиме Конструктора );

· автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);

· автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов.

При разработке таблиц и запросов лучше использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора.

При разработке учебных форм, отчетов, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами.

Режимы работы с базами данных

Проектировочный. Этот режим работы предназначен для создания или изменения структуры базы, и создания ее объектов. С ним работают проектировщики БД.

Пользовательский. Этот режим предназначен для использования подготовленных ранее объектов для наполнения базы или получения данных из нее. С ним работают пользователи БД.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×