Top-office11.ru

IT и мир ПК
117 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как отсканировать документ в excel

Сканирование и изменение документа

После сканирования документа вы можете открыть документ в Word, чтобы изменить его. Способ зависит от того, какая версия Office установлена на вашем компьютере.

Сканирование документа в виде PDF-файла и его редактирование в Word

Совет: Преобразование лучше всего подходит для документов, которые в основном являются текстом.

Отсканируйте документ в соответствии с инструкциями для сканера и сохраните его на компьютере в виде PDF-файла.

В Word откройте меню файл > Открыть.

Перейдите к папке PDF-файла на компьютере и нажмите кнопку Открыть.

Появится сообщение о том, что Word преобразует PDF-файл в редактируемый документ Word. Нажмите кнопку ОК.

Полного постраничного совпадения преобразованного документа с исходным может и не быть. Например, разрывы строк и страниц могут находиться в других местах. Дополнительные сведения можно найти в разделе Открытие PDF-файлов в Word.

Дополнительные сведения

Параметр «от сканера или камеры» для сканирования документов и изображений недоступен в Word 2010. Вместо этого вы можете отсканировать документ с помощью сканера и сохранить файл на своем компьютере.

Шаг 1: Установка Microsoft Office Document Imaging

Программа Microsoft Office Document Imaging была удалена из Office 2010, однако вы можете установить ее на своем компьютере, используя один из вариантов, описанных в статье Установка приложения MODI для использования совместно с Microsoft Office 2010.

Шаг 2: создание документа, который можно изменить.

Отсканируйте документ, следуя инструкциям для сканера.

Прежде чем продолжить Преобразуйте файл, созданный сканером, в формат TIFF. Вы можете преобразовать файл с помощью Paint или другой программы.

Откройте Microsoft Office Document Imaging, выполнив поиск по Microsoft Office Document Imaging в меню «Пуск» Windows.

В меню Файл выберите команду Открыть.

Найдите отсканированный документ и нажмите кнопку Открыть.

После запуска Microsoft Office Document Imaging нажмите клавиши CTRL+A, чтобы выделить весь документ, а затем нажмите клавиши CTRL+C.

Запустите Microsoft Word.

На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.

Дважды щелкните элемент Новый документ.

Нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить содержимое отсканированного документа в новый файл.

Теперь у вас есть документ, который можно редактировать. Не забудьте сохранить новый файл, чтобы не потерять изменения.

Параметр «от сканера или камеры» для сканирования документов и изображений недоступен в Microsoft Office Word 2007. Вместо этого вы можете отсканировать документ с помощью сканера и сохранить файл на своем компьютере.

Шаг 1: Установка Microsoft Office Document Imaging

Завершите работу всех программ.

Совет: Перед завершением работы всех программ советуем распечатать этот раздел.

Откройте панель управления: щелкните правой кнопкой мыши кнопку Пуск в Windows и выберите пункт Панель управленияили введите в поле поиска Windows элемент Панель управления .

На панели управления щелкните Программы, а затем — Программы и компоненты.

Щелкните правой кнопкой мыши имя установленной версии Microsoft Office или щелкните правой кнопкой мыши Microsoft Office Word 2007 (в зависимости от того, установлено ли приложение Word как часть Office или как отдельная программа), а затем нажмите кнопку изменить.

Выберите Добавить или удалить компоненты, а затем нажмите кнопку Продолжить.

В разделе Параметры установки щелкните знак «плюс» (+) рядом с компонентом Средства Office.

Щелкните стрелку рядом с компонентом Microsoft Office Document Imaging, выберите параметр Запускать все с моего компьютера, а затем нажмите кнопку Продолжить.

Шаг 2: создание документа, который можно изменить.

Отсканируйте документ, следуя инструкциям для сканера.

Прежде чем продолжить Преобразуйте файл, созданный сканером, в формат TIFF. Вы можете преобразовать файл с помощью Paint или другой программы.

Откройте Microsoft Office Document Imaging, выполнив поиск по Microsoft Office Document Imaging в меню «Пуск» Windows.

В меню Файл выберите команду Открыть.

Найдите отсканированный документ и нажмите кнопку Открыть.

После запуска Microsoft Office Document Imaging нажмите клавиши CTRL+A, чтобы выделить весь документ, а затем нажмите клавиши CTRL+C.

Запустите Microsoft Office Word.

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Создать.

Выберите пункт Новый документ, а затем — Создать.

Нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить содержимое отсканированного документа в новый файл.

Теперь у вас есть документ, который можно редактировать. Не забудьте сохранить новый файл, чтобы не потерять изменения.

Быстрое сканирование документов с принтера на компьютер

Эта подробная инструкция поможет и подскажет, как отсканировать документ на компьютер с принтера (еще говорят «сделать скан») правильно и быстро. Вы сможете самостоятельно запустить и начать работу с устройством, научитесь им пользоваться и улучшать качество изображений, сохранять и легко найти отсканированные листы в электронном виде на своем ПК или ноутбуке. А также рассмотрим разные форматы, которые могут быть выбраны при сканировании.

Читать еще:  Vbs saveas excel

Что нужно использовать в работе?

Вам будут нужны два прибора. Это могут быть: ПК или ноутбук и сканер или МФУ, сканирующее устройство с USB разъемом и флешка. Последний вариант позволит произвести скан с сохранением на флеш-накопитель. Приобрести любую технику не составит труда. Ее выбрать легко в магазинах города или в интернете. Еще как вариант, можно рассматривать покупку за границей. Например, в Китае или США. Популярны на рынке такие производители: Samsung, Ricoh, Kyocera, HP, Epson, Canon, Brother. Для домашнего использования достаточно продукции среднего ценового диапазона.

Что такое скан и сканирование?

Скан может иметь два значения. Первое — это цифровая копия бумажного документа в виде файла на диске компьютера. Второе — сокращенное от «сканирование».

Сканирование — это процесс «перевода» текста или изображений на листе в электронный вид с использованием специальной техники. В этом случае сканера или многофункционального устройства.

Подготовка компьютера и принтера к сканированию

Чтобы начать делать сканирование на своем ПК и отдельном сканере или МФУ, то сначала нужно технику подключить и настроить должным образом. Устройства разных брендов конструктивно ничем не отличаются друг от друга, как и работа с ними.

  1. Убедитесь, что в Вашем принтере точно есть сканер. Обычные печатающие устройства сканировать не могут. Нужен именно МФУ или просто сканер. Эту информацию можно найти в характеристиках техники.
  2. Подключите устройство сканирования к своему персональному компьютеру usb шнуром, через сетевую розетку или по беспроводной связи Wi-Fi. Если это было сделано ранее, то проверьте надежность соединения. В устройствах пиктограмма сканера должна быть не светлого тона и без значков восклицания или треугольников предупреждения.

МФУ может сканировать без картриджа в принтере, а потому, если «расходник» отсутствует или находится на перезарядке, сканер по-прежнему можно использовать по назначению. Обращать внимания на мигания индикаторов на корпусе не стоит. Увы, печатать Вы не сможете.

Мастер работы со сканером

Чтобы просканировать лист с текстом можно использовать встроенный в операционную систему «Мастер работы со сканером». Ниже подробная инструкция по действиям пользователя:

  1. Включите технику и убедитесь, что все работает. Проверьте, чтобы на стекле сканера не было ничего лишнего (других документов, скрепок, мусора и т. п.).
  2. Положите документ, который нужно сканировать, стороной с изображением к стеклу. Обязательно крышку нужно плотно закрыть.
  3. Теперь переходим к своему ПК.
  4. Сейчас нужно зайти в раздел «Устройства и принтеры». Сделать это можно несколькими способами: использовав кнопку «Пуск», через «Панель управления», поиск по ПК, вводом команды в окно выполнения.
  5. Среди всех устройств выберите свою модель левой клавишей мыши, а правой — вызовите контекстное меню.
  6. В нем кликните по ярлыку «Начать сканирование».
  7. В этом окне можете настроить качество сканов и место сохранения цифровых копий документов. Здесь же выберите формат, в котором будет сохранен файл.

Используем ПО от производителя устройства, чтобы отсканировать документ

  • Xerox Easy Printer Manager. Утилита специально предназначена для использования с техникой компании Xerox. Программа имеет простой и понятный интерфейс. А также позволяет очень гибко настраивать качество отсканированных документов. Расширенный режим позволит указать разрешение, в котором будет сохранен документ, полный путь хранения на диске, формат файла, цветность.
  • Epson Scan. Программа создана для работы с МФУ и сканерами японской фирмы Эпсон. Перед самим процессом сканирования Вы можете указать нужные настройки в соответствующем ее разделе. Если качество скана не подходящего уровня, то его следует подкорректировать средствами утилиты.
  • HP Scan. Фирменный софт используется при работе с новыми и старыми моделями устройств этой американской компании. Можно скачать версию для любой ОС «Виндовс». Программа имеет стандартный набор инструментов, но этого хватает для большинства поставленных задач. Может сохранять в PDF и JPG форматы.

Другие производители (Canon, Samsung, Kyocera) также имеют в своем арсенале подобные разработки. Их возможности, настройки, дизайн и логика работы практически идентичны.

Делаем сканы в Paint

Мало кто знает, что штатная программа для работы с рисунками в Windows редактор Paint тоже позволяет получать сканы документов и сохранять в нужный формат. Как правило, это графические файлы png, jpg, bmp. Пользоваться сканером в связке с Paint нужно так:

  • Нажмите кнопку «Пуск» и найдите ярлык программы. Он может быть сразу виден или «спрятан» в разделе «Стандартные». Кликните по нему, чтобы запустить.
  • Активируйте меню слева от закладки «Главная». А в нем выберите пункт «Со сканера или камеры».
  • Дальше в новом окне укажите тип сканируемого документа и нажмите кнопку «Сканировать».
  • Результат будет таким.

Другие программы, которые могут сканировать

  • FineReader. Очень популярная утилита. Ее основной плюс в возможности не только сканировать, но и распознавать текст на документе. А в дальнейшем сохранять в форматах, которые позволяют вносить правки в отсканированный файл. Поддерживает работу с применением большого количества разных языков. Программа платная, но имеет бесплатные пробные версии и онлайн-вариант.
  • ScanLite. Установка программы не занимает много времени и сведена к минимальным действиям. Запуск производится ярлыком с рабочего стола, который будет создан автоматически. Для проведения сканирования нужно минимум настроек. Вы только указываете имя файла сканированного документа и путь на диске к месту сохранения.
  • R >

Несколько полезных «лайфхаков»

Делаем копию паспорта

  1. Уберите из паспорта все лишнее. Убедитесь в отсутствии в нем сторонних предметов.
  2. В настройках сканирования укажите тип цвета «Оттенки серого», а качество выберите самое высокое из доступных вариантов.
  3. Сканы сохраняйте в формат tiff или bmp.

Ксерокопия без ксерокса

Чтобы сделать ксерокопию, необязательно иметь ксерокс. Ее сделать можно сначала отсканировав документ на обычном сканере на свой компьютер, а потом можно распечатать на принтере. Результат ничем не будет отличаться, если бы Вы использовали ксерокс.

Устраняем неполадки со сканером или МФУ

Запустить штатный «инструмент» поиска ошибок и проблем можно через контекстное меню устройства. Зайдите в раздел «Принтеры» в панели управления. Найдите свою модель сканера. Нажмите на пункт «Устранение неполадок». Дальше следуйте инструкциям и выполняйте указания программы.

Видеоинструкция

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Гиперссылка в Excel 2010

Пожалуй, каждый пользователь интернета знает, что такое гиперссылка. Даже в этой статье есть парочка. И это очень удобно: можно легко перейти к связанной тематически записи. Статья называется «Гиперссылка в Excel», потому что учиться будем на примере журнала регистрации в этой же программе. Но в целом в MS Office проставление гиперссылок одинаковое везде, и если научиться ставить их в Excel, с легкостью можно сделать то же самое и в Word. Это очень просто, и в этой статье вы сами в этом убедитесь. Работаем в MS Excel 2010.

Гиперссылки в журнале регистрации

В ежедневной практике секретарь чаще всего сталкивается с гиперссылками, когда регистрирует документы (конечно, если работает не в СЭД). Документ нужно отсканировать, чтобы его электронная копия хранилась в локальной сети компании, а ссылочку на файл поставить в строку документа в журнале.

Для гиперссылок в журналах регистрации лучше создавать специальную графу:

Сканируем документ

Для начала отсканируем регистрируемый документ и сохраним его в предназначенную для этого папку. Обратите внимание: перемещать папки с отсканированными документами после проставления гиперссылок крайне нежелательно: все ссылки от этого «слетят». Поэтому над местом нахождения папки со сканами нужно как следует подумать. Хранить сканы документов нужно в локальной сети, а на персональном компьютере. Вот так может выглядеть папка со сканами входящих документов:

Гиперссылка в Excel: проще не бывает

Регистрируем наш документ в журнале: заполняем все графы учетной формы. Графу «Гиперссылка» тоже заполняем: пишем туда номер документа, и ссылкой будет именно этот текст. Если ничего не написать, то в графе будет показан полный путь к файлу, что совершенно ни к чему, т.к. он занимает слишком много места.

Чтобы проставить ссылку, правой кнопкой мыши кликаем по предназначенной для этого графе и выбираем в выпавшем меню команду Гиперссылка: в Excel 2010 она в самом конце:

Откроется окно «Вставка гиперссылки». В первую очередь в поле слева нужно выбрать, с чем мы собираемся связать эту ячейку таблицы. Варианты вы видите: файл или веб-страница, место в документе и т.д. Мы будем связывать с файлом, поэтому кликаем на верхнюю кнопку.

Справа будем выбирать файл отсканированного документа. Из трех вариантов «Текущая папка», «Просмотренные страницы» и «Последние файлы» выбираем первый: «Текущая папка». В строке «Папка» выбираем путь к папке со сканами наших документов. В центральном поле показано содержимое выбранной папки.

Выбираем нужный файл и дважды кликаем по нему. Окошко тут же закрывается, гиперссылка в Excel готова. Наводим на нее мышку и видим, как изменился курсор. Если кликнуть по ссылке, то скан-копия входящего документа откроется прямо из журнала регистрации. Этого мы и добивались.

В следующей статье рубрики MS Office – о том, как поставить гиперссылку внутри документа.

Качественные изображения документов Word и Excel без использования принтера и сканера

Приветствую сударей и сударынь!

Данная статья не связана с темой регистрации. Она не описывает работу отдельных ИФНС и не приводит образцы передаточного акта или протокола собрания. Эта статья напрямую посвящена двум-трём полезным советам, которые могут пригодиться в повседневном офисном делопроизводстве. Я знаю, что эти советы просты и широко известны – но, как оказывается, далеко не всем.

Как мы поступаем, когда нам нужно отсканированное изображение документа? Правильно. Распечатываем его и затем кладём под крышку сканера. Но есть способ проще. В этой инструкции я расскажу, как получить качественные изображения документов Word и Excel без предварительной распечатки и сканирования.

Такие изображения могут полностью заменить привычные «сканы», которые при обработке страниц сканером получаются далеко не всегда нужного качества и «красивости». Кому-то нужно распечатать «скан» либо отправить по почте, кому-то – разместить его на сайте, а то и загрузить в смартфон, и т.д. Для всех этих целей вполне подойдут картинки, полученные напрямую из документа. Качество картинок при этом может быть сравнимо с цифровой фотографией.

Необходимое условие – документ уже есть у вас в цифровом или текстовом формате – то есть он уже «набран».

Сама идея процесса проста. Превращаем документ Word / Excel в файл .pdf. Конвертируем файл .pdf в нужные вам картинки в формате .jpeg. Voila, вы получили отличное изображение без чёрных полос, получающихся иногда при работе со сканером.

А) Документ в .pdf

Для Word 2003. Устанавливаем программу doPDF. Она встраивает в систему виртуальный «принтер», при «печати» на котором Ваш документ без затруднений превращается в .pdf. То же самое проделываем для Excel. Альтернативы этой программе – BullzipPDFPrinter, PDF Creator. doPDF устанавливает в системе виртуальный «принтер», что позволяет «напечатать» .pdf-файл практически из любой программы, поддерживающей печать. В том числе и из абырвалг ППДГР.

Разобраться с настройками и возможностями программ несложно – просто устанавливаете, после чего при печати из документа Word выбираете в качестве принтера doPDF. Можно также запустить программу, просто кликнув по значку – она предложит вам выбрать файл и конвертировать его автоматически (правда, предложит по-английски, но тут затруднений быть не должно).

OpenOffice по умолчанию «умеет» конвертировать и текстовые, и файлы .doc и .xls в .pdf (в нём должна быть функция «Экспорт в PDF»). Те, у кого установлены различные FreeOffice, TextMaker, LibreOffice и прочее, могут попробовать проделать это в своей программе.

Для Word 2007. Скачиваем надстройку для сохранения документов сразу в формат .pdf. Запускаем файл-инсталлятор, который встраивает эту возможность прямо в Word 2007. При сохранении теперь вы можете выбрать формат .pdf.

Б) Конвертация .pdf в .jpg.

Проделать это можно как установленными на компьютере программами (тем же Fine Reader), так и при помощи многочисленных онлайн-«конвертеров», расположенных в Сети. Лично я предпочитаю давно известный мне pdf2jpg.net – простое и понятное меню процесса, видео с пояснением для тех, кто не разобрался, размер файла до 25 МБ, возможность выбрать качество конвертации и скачать архив со всеми изображениями одним файлом. Но если кому-то не понравилось, можете с лёгкостью найти конвертер, который объяснит вам всё на русском языке.

Если Интернет недоступен – придётся прибегнуть к помощи программ. Наиболее известную из них я уже назвал выше, но есть и альтернативы (PDF to JPEG Converter, или тот же PDFCreator, который позволяет сохранить файл .pdf в .jpg).

Также можно прибегнуть к хитрому способу – открываем pdf в любой программе, способной читать такие файлы, копируем изображение в буфер обмена, в графическом редакторе создаём новый пустой файл такого же размера и вставляем туда изображение. Здесь проблемка будет в том, что если в .pdf-файле много страниц, то гораздо проще реорганизовать… то есть, преобразовать его автоматически при помощи программы или интернет-конвертеров.

После того, как вы получили ваши документы в формате .jpg, можете приступать к дальнейшей работе с ними – отсылать по почте, открывать в графическом редакторе и т.д. Вот так можно «превратить» нужный документ в .jpg-изображение, совершенно не прибегая к распечатке и дальнейшему сканированию. При этом вы сохраняете бумагу, а возможно, и немного электроэнергии. Убей писателя – спаси дерево.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector