Top-office11.ru

IT и мир ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Настраиваем автоответ в аутлуке

Настраиваем автоответ в аутлуке

автоответ в outlook

Созданный компанией Microsoft Аутлук изначально предназначался для работы с почтой и упрощал процесс чтения и сортировки полученных писем. Однако, среди его функционала есть возможность для автоматического ответа, который позволяет собеседнику понять, что его письмо дошло. Эту возможность обычно используют сотрудники крупных компаний, чтобы сэкономить время и дать ответ даже в отсутствие человека.

  • 1. Предназначение автоответа в Outlook
  • 2. Быстрая настройки
  • 3. Создание правила для получения уведомлений
  • 4. Как настроить автоответ в Outlook на разных версиях
    • 4.1. 2007
    • 4.2. 2010
    • 4.3. 2013 и 2016

    Настройки переадресации

    Чтобы настроить переадресацию на другой адрес в Аутлук 2007, 2010, 2013, 2016 и др, необходимо зайти в «Параметры» — «Почта» и найти соответствующий пункт меню. Если опция не активна – «Запустить переадресацию». Если активна и есть нужда отключить – «Остановить пересылку». Для удобства и конфиденциальности важных и секретных писем будет правильным настроить пересылку так, чтобы отправлялись только определённые письма. Это делается через создание правил.

    Создание правил

    Создаем правила

    Настройки производятся через «Управление правилами и оповещениями…». Эта функция расположена в «Правилах», вкладка «Главное». В «управлении правилами» нужно выбрать «Новое…», появится окно «Мастер».

    Выбор правил

    Необходимо выбрать часть про «Применение правила к полученным мной сообщениям», раздел называется «Начать с пустого правила».

    Установка параметров

    Важно указать все критерии пересылки почты. Можно выбрать получателя или тему. Если не выбрать ничего – перенаправляться будут все сообщения без исключения. После указания всей нужной информации следует кликнуть «Далее» и выбрать опцию «Переслать для <адресаты или общедоступная группа>».

    Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook

    Самих адресатов нужно будет выбрать, нажав на гиперссылку «<адресаты или общедоступная группа>». Можно будет, как указать получателя из списка контактов, так и ввести новый адрес. После внесения адреса действие подтверждается нажатием «ОК», нажимается кнопка «Далее». Появится возможность внести исключения, если их нет – можно нажимать «Готово». Новая опция активирована.

    Через настройки учетной записи

    Пересылку писем на другой ящик можно включить и в настройках учетной записи. Для этого нужно зайти в «Параметры», перейти в «Почта», Там выбрать «Учетные записи» и «Пересылка».

    В данном меню необходимо «Запустить переадресацию», ввести адрес получателя писем и «Сохранить».

    Кроме переадресации в Outlook можно подключить автоматические ответы, ответы напрямую на автоматически перенаправленные письма и другие, полезные для корпоративной почты, функции. Настройка происходит быстро и удобно, подвластна с любым уровнем знаний компьютера и поможет работе предприятия

    Создание подписи

    Добавление подписи в данной программе необходимо настраивать вручную.

    Но сначала необходимо настроить саму подпись – создать один или несколько ее вариантов для разных типов корреспонденции.

    Для этого запустите Аутлук, а дальше действуйте по алгоритму:

    Рис. 2 Настройки

    Шаг 1. В нижнем левом углу страницы найдите кнопку параметры с иконкой в виде шестеренки и нажмите на нее. В правой части экрана откроется список функций, параметров и настроек. Найдите в этом списке строку Подпись и щелкните по ней.

    Шаг 2. Откроется окно создания автоматической подписи для всех сообщений. В верхнем поле из выпадающего меню выберите Outlook. Если у вас с этой программой связаны какие-то еще аккаунты, то в списке могут быть представлены и другие варианты.

    Рис. 4 Сфера применения

    Шаг 3. Установите галочку в чекбокс рядом с фразой Применить ко всем учетным записям в том случае, если вы хотите, чтобы фраза из Аутлука появлялась под всеми сообщениями связанных аккаунтов и пользователей данного компьютера. При домашнем персональном использовании программы активации такой функции, чаще всего, не требуется.

    Рис. 5 Включение

    Шаг 4. Для того, чтобы вы могли создать подпись, ползунок рядом с фразой Использовать фразу электронной почты должен находиться в активном состоянии, т. е. в позиции Вкл. Если вы переведете его в позицию Выкл., то не сможете создать ее, и к письмам она прикрепляться не будет.

    Рис. 6 Поле ввода

    Шаг 5. В поле ввода введите текст необходимой вам электронной подписи.

    Рис. 7 Настройки

    Шаг 6. Теперь отредактируйте его с помощью полей в верхней части окна – используйте их как стандартный текстовый редактор от Майкрософт – настройте жирный шрифт, подчеркивание, курсив, цвет, размер и тип шрифта.

    Шаг 7. Если есть такая необходимость, то к письму можно прикрепить ссылку. Для этого кликните по иконки с двумя кольцами справа от основных полей редактирования текста. Откроется новое окно с параметрами ссылки – в верхнем введите текст, который будет видеть пользователь вместо сочетания букв и символов ссылки, в нижнее поле введите сам адрес страницы, на которую вы хотите перенаправить получателя.

    Рис. 9 Вставленная ссылка

    Шаг 8. Теперь нажмите на кнопку Вставить в нижнем правом углу окна. После нажатия на эту кнопку текст ссылки автоматически добавится в текст подписи к сообщению.

    Рис. 10 Картинка

    Шаг 9. Если нужно, вы можете также добавить картинку в вашу подпись. Для этого нажмите на крайнюю иконку справа в ленте функций настройки подписи.

    Рис. 11 Вставка картинки

    Шаг 10. Откроется стандартный Проводник вашей операционной системы – осуществляя навигацию между папками с помощью левого меню, перейдите в необходимую и дважды кликните по выбранной картинке – она вставится в поле ввода текста.

    Рис. 12 Редактирование

    Шаг 11. С помощью точек на углах картинки вы можете изменять ее размер, вращать ее, удерживая нажатой левую клавишу мыши на соответствующей области. Настройки картинку так, чтобы ее стало удобно просматривать.

    Рис. 13 Сохранение

    Шаг 12. Далее вы можете удалить при необходимости лишний текст, который устанавливается автоматически. Нажмите на кнопку Сохранить слева под формой ввода.

    Если помимо стандартного предустановленного на ваш ПК программного обеспечения Outlook, вы также пользуетесь сетевым приложением Outlook в Интернете, то вам нужно учитывать, что из одного приложения в другое она не скопируется.

    То есть, вам необходимо создавать индивидуальные подписи отдельно для каждого объекта.

    Изменить ее вы можете аналогичным образом – перейдя по пути НастройкиПодпись.

    Откроется такое же окно, как при создании подписи, но в нем будет отображаться не стандартное сочетание, а то, что вы создали ранее – измените его при необходимости.

    Читайте также:

    Отказаться от подписки на нерелевантных отправителей электронной почты

    Функция автоматического удаления полезна, когда вы хотите отфильтровать релевантные электронные письма от поддельных. Но что, если вы хотите полностью перестать получать электронные письма от отправителя. Что ж, вы всегда можете воспользоваться опцией отказа от подписки по электронной почте.

    Но найти эту крошечную кнопку отказа от подписки в каждом письме может быть утомительно и скучно. К счастью, с Outlook Web вы можете видеть всех отправителей электронной почты с помощью кнопки отказа от подписки в одном месте.

    Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки.

    Шаг 2: Перейдите в Почта> Подписки.

    Шаг 3: Здесь вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.

    Отписаться от Outlook

    Шаг 4: Отмените подписку на ненужные из меню, и вы также можете нажать на трехточечное меню, чтобы заблокировать отправителя.

    Я использую эту функцию один раз в квартал, чтобы удалить ненужные электронные письма из списка.

    Как мне вернуть мой Outlook в онлайн?

    1. Закройте Skype для бизнеса

    Настольный клиент Outlook не получает почту

    1. Если у вас запущен Skype для бизнеса или Microsoft Lync, закройте приложение.
    2. Нажмите значок стрелки на панели задач, чтобы отобразить скрытые приложения. Щелкните правой кнопкой мыши Skype для бизнеса и выберите Выйти.
    3. Перезапустить Outlook. Нажмите вкладку « Отправить / обзор ».
    4. Нажмите на работу в автономном режиме.
    5. Теперь проверьте статус. Если статус показывает «Работа в автономном режиме», закройте Skype.
    6. Если в статусе отображается что-то еще, снова нажмите кнопку «Работа в автономном режиме», пока статус не изменится на «Работа в автономном режиме».
    7. Перезапустить Outlook.
    8. Ищите окно входа отдельно от окна Outlook. Если не видно, сверните другие запущенные приложения и нажмите F9 для его запуска.
    9. Введите имя пользователя и пароль в окне.
    10. В клиенте Outlook нажмите кнопку « Работа в автономном режиме» , чтобы изменить статус на «Работа в сети».
    11. Теперь проблема с отключенным клиентом Outlook должна быть решена.
    12. Обязательно перезагрузите компьютер один раз, прежде чем снова получить доступ к Skype для бизнеса.

    2. Ремонт Microsoft Office 365

    Клиент Outlook отключен

    1. Если проблема не устранена, запустите средство устранения неполадок Microsoft Office.
    2. Нажмите Windows Key + R, чтобы открыть Run.
    3. Введите control и нажмите OK, чтобы открыть панель управления.
    4. Перейдите в Программы> Программы и компоненты.
    5. Выберите версию Microsoft Office и нажмите « Изменить».
    6. В окне ремонта появятся два варианта.
      Быстрый ремонт — эта опция работает без интернета. Выберите его и следуйте инструкциям на экране.
      Оперативное восстановление — если быстрое восстановление не помогло устранить ошибку подключения клиента Outlook, попробуйте этот параметр. Выберите опцию и следуйте инструкциям на экране.
    7. После завершения ремонта закройте средство устранения неполадок и перезапустите Outlook. Проверьте на любые улучшения.

    3. Удалите и повторно добавьте учетную запись Microsoft

    1. Попробуйте удалить и повторно добавить учетную запись Microsoft на клиенте Outlook.
    2. Запустите клиент Outlook .
    3. Нажмите Файл и выберите вкладку Информация .
      Клиент Outlook отключен
    4. Нажмите на Настройки учетной записи и выберите Настройки учетной записи.
      Клиент Outlook отключен
    5. Выберите свою учетную запись и нажмите «Удалить». Нажмите Да, чтобы подтвердить действие.
    6. Перезапустить Outlook.
    7. Нажмите Файл и нажмите Добавить аккаунт.
      Outlook Work Offline проблема
    8. Введите данные для входа и проверьте наличие улучшений.

    5. Создайте новый профиль Outlook

    1. Запустите клиент Outlook.
    2. Нажмите « Файл» и выберите « Настройки учетной записи».
    3. Выберите Управление профилями.
      Outlook Work Offline проблема
    4. Нажмите Показать профиль и выберите Добавить.
      Outlook Work Offline проблема
    5. Введите имя для профиля и нажмите ОК.
      Настольный клиент Outlook не получает почту
    6. Добавьте свою учетную запись электронной почты в новый профиль. Теперь вы можете использовать учетную запись Outlook без отключенной ошибки.

    Следуя инструкциям в этой статье, вы можете исправить ошибку клиента Outlook в Windows. Дайте нам знать, какие шаги сработали для вас в комментариях.

    6. Быстрые действия

    В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

    На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

    Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

    Привет, Умнее Входящие!

    Так вот, как вы можете создавать правила и управлять ими, а также поддерживать чистоту своих почтовых ящиков от всего бессмысленного беспорядка. В конце концов, мы не можем позволить себе пропустить важные электронные письма, не так ли?

    Если вы используете какие-либо интересные правила, которыми хотите поделиться, упомяните их в разделе комментариев ниже.

    Далее: Хотите избавиться от нежелательных новостных рассылок из своего почтового ящика? Следующий пост покажет вам, как это сделать.

    Читать еще:  Программы для рисования на компьютере скачать бесплатно
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector