Top-office11.ru

IT и мир ПК
8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как подписать документ электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
  3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

  1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
    Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
  2. Сначала имя, потом фамилия
    Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
  3. В подписи не должно быть очевидного
    Не надо подписывать, что mike.ozornin@gmail.com — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
    Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой mozornin@ptsecurity.com сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
    Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
  4. Телефон — только личный
    Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
    Факс тоже лучше не указывать.
  5. Без «С уважением»
    Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
  6. Указывать понятную должность
    Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
  7. Не указывать и должность, и отдел
    Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
  8. Не нужно писать всю оргструктуру
    Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
    Группа разработки систем машинного обучения
    Отдел перспективных технологий
    Департамент исследований и разработки
  9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
    Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
    http://www.aqua-mail.com».
    На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».
  1. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
  2. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
  3. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.
Читать еще:  Как удалить NVIDIA GeForce Experience

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Как создать подпись для писем в Gmail, Яндекс.Почте или Mail.ru

Конструкторы рассылок генерируют письма с красивыми шаблонами и подписями. Бесплатные и платные сервисы мы собрали в этом списке.

Можно пойти простым путем: создать шаблон подписи в Microsoft Word или Google Docs и добавить его в почтовый клиент.

Как создать шаблон подписи

Сделаем лаконичную подпись, к примеру, как у Крис Фаральдо — с фото и описанием со ссылками на нужные проекты.

Как сделать такую подпись самостоятельно:

В пустом документе создаем таблицу с тремя столбцами. Нужно три, чтобы одним из них регулировать отступ в середине.

Выберите фотографию. Фото в круге будет смотреться эстетичнее, ниже мы покажем, как его сделать.

Добавьте фото в первый столбец. Для почтовых сервисов залейте фото в фотохостинг и используйте ссылку.

В третьем напишите имя и фамилию, выделите ее крупнее. Второй строкой укажите должность.

Отступите и добавьте призывы к пользователю. Редактор PR-CY использует эту почту для переписки с редакциями других площадок, так что в дополнительную информацию добавили напоминание о сути компании

Левую границу второго столбца покрасьте цветом и выберите толщину — это будет разделитель.

Как сделать красивую подпись к email

Остальным границам задайте толщину 0 пт.

Сделать красивую подпись с контактами

Отрегулируйте отступ между фото и текстом с помощью столбца посередине.

Скопируйте, что получилось, и вставьте в окно в настройках почтового клиента.

Как добавить или изменить подпись в Gmail

Откройте сервис Gmail.

Нажмите на значок настроек, это шестеренка вверху справа.

Выберите «Все настройки».

Найдите пункт «Подпись» в разделе «Общие».

Вставьте ее в поле и сохраните изменения.

Как добавить или изменить подпись в Яндекс.Почте

Откройте сервис Яндекс.Почта.

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу.

Выберите «Личные данные, подпись, портрет».

Найдите окно для подписи.

Вставьте элементы, для фото используйте ссылку.

Нажмите «Добавить», чтобы она стала доступна.

Как добавить или изменить подпись в Mail.ru

Откройте сервис Mail.ru.

Нажмите на «Настройки» внизу слева.

Выберите «Все настройки» — «Имя и подпись».

Для редактирования нажмите на карандаш справа, для создания новой на «Добавить».

Вставьте готовый текст и залейте фотографию.

Сделать подпись в mail.ruРедактирование в сервисе

Бонус: как сделать круглое фото

Вырезать из обычного фото лицо в круге можно в бесплатных онлайн-сервисах, например: Скруглитель, IMGonline, инструмент в IT helper, редактор в Canva. Либо в графических редакторах.

Читать еще:  Какой ноутбук выбрать в 2021 году и не пожалеть о покупке

Как вырезать круглое фото в Adobe Photoshop:

Откройте фото в программе.

Выберите инструмент «Овальная область».

Зажмите Shift, чтобы область не растягивалась, а приобрела форму круга.

Выделите область, переместите мышью на нужное место

Как скруглить фото в Фотошопе

Кликните правой кнопкой мыши на область в круге и выберите «Скопировать на новый слой». Предыдущий слой удалите.

Сделать фото в круге в фотошопе

Кадрируйте изображение по границам круга.

Как сделать фото в круге

Сохраните его в формате PNG с прозрачным фоном.

Составляем крутую подпись

Что можно включить в подпись:

должность (если письмо отправляется от имени конкретного человека);

дополнительную контактную информацию — телефон и адрес сайта.

Красивая подпись для Plain text сообщений

Если оформить все сведения об отправителе в единый блок с помощью специальных сервисов и создать подпись в стиле сайта — так вы точно заставите своих адресатов обратить внимание на ваше послание и запомнить вас!

Такой подход к составлению подписи подойдет, когда мы говорим о рассылке писем из почтовика или так называемых Plain-text сообщений.

Программа минимум — просто не забыть добавить подпись в свое письмо. В Gmail это можно сделать в разделе “Настройки”:

Как настроить подпись в Gmail

Как сделать подпись в почте с помощью сервиса wisestamp.com

В Gmail и других почтовиках (Outlook, Yandex и т.д) можно вставить красивую подпись, сделанную с помощью специального сервиса, например, wisestamp.com:

Wisestamp

Этот сервис позволяет создать как индивидуальную подпись, так и серию подписей в одном стиле для группы сотрудников. Последняя опция доступна в бизнес версии этого приложения. Есть бесплатный двухнедельный тестовый период, на протяжении которого можно испытать все функциональные возможности данного сервиса.

Личную же подпись здесь можно сделать бесплатно, чем мы сейчас и займемся:

Как начать работу с Wisestamp

На первом шаге пользователю предлагается указать сферу своей деятельности, от этого будет зависеть стиль подписи:

Выбор стиля подписи

Далее открывается форма для заполнения полей и загрузки фото пользователя или логотипа компании. Не обязательно вписывать данные во все поля: указывайте только ту информацию, которую вы хотите донести до своих адресатов.

Добавление информации в подпись

Заполнив контактную информацию и добавив ссылки на аккаунты соцсетей, получаем подпись выбранного формата:

Пример email signature из Wisestamp

В платной версии есть возможность редактирования размера и цвета шрифта, а также параметры иконок соцсетей.

Полученную подпись можем использовать для своего почтовика (ее можно просто скопировать и вставить в настройках своего почтовика):

Как добавить подпись в почтовике

А можно процедуру сохранения и синхронизации до конца и она появится автоматически в шаблоне письма.

На этапе сохранения подписи нужно выбрать свой почтовик, для некоторых из них или для получения ее HTML-версии нужен PRO аккаунт:

Выбор почтовика

Подпись почти готова, осталось войти в свой аккаунт:

Последний шаг для добавления подписи

После этого подпись будет добавлена в ваши письма:

Результат

Вид подписи можно менять. Для этого нужно выбрать из предлагаемых тот вариант шаблона подписи, который вам больше по душе:

Изменение шаблона подписи

Выбор шаблона

Сохраняем изменения и получаем подпись в выбранном формате:

Новая подпись

Для создания email signature есть и другие приложения, вот некоторые из них: New Old Stamp, HTMLsig, Hubspot Signature Generator.

Как сделать подпись для email-рассылок в eSputnik

Создать подпись для HTML письма не составит труда в нашем редакторе.

Вариант 1: подпись в 2 колонки

Если нужно дополнить футер письма, может подойти подпись такого вида:

Создание подписи в редакторе еСпутник

Чтобы ее сделать, мы подготовили картинку для подписи (в данном случае — фото сотрудника компании):

Добавили в шаблон письма структуру с двумя блоками.

Добавление структуры

Вставили в один блок фото, в другой — текст.

Добавление контента в блок

Затем отредактировали шрифты для подписи, чтобы они соответствовали дизайну электронного письма

Редактирование контента в блоке

Вариант 2: подпись в 3 колонки

Этот вариант отличается только использованием структуры с тремя блоками. Получим следующую подпись электронного письма:

Подпись в три колонки

Креативные идеи для подписи

Можно немного покреативить и сделать разные варианты подписи в конце письма. Для этого может быть достаточно добавить тематические элементы к фото представителя компании. Вот как эту идею реализовали наши клиенты, сделав подписи на все случаи жизни: стандартную, новогоднюю, к 8 марта и Дню святого Патрика

Стандартная

Новогодняя

Подпись к 8 Марта

Тематическая подпись ко Дню Патрика

Креативные подписи в новом редакторе

Онлайн генераторы подписи электронной почты

1. MySignature

MySignature.io — сервис по созданию подписи для электронной почты, совместимый с Gmail, Outlook и Apple Mail. Он предлагает несколько значимых полей для заполнения информации об имени, номера телефона, веб-сайта, идентификатора Skype и т. д. Получаемый на выходе результат очень минималистичен по сравнению с аналогичными сервисами, но в этом и привлекательность сервиса.

Читать еще:  Как зарегистрироваться в Аське

Вы также можете изменить цветовую схему и выбрать нужный шрифт из достаточно скромного списка.

После получения результата подпись можно скопировать в буфер обмена для того, чтобы вставить ее в нужное место в Вашем почтовом приложении.

2. Генератор сигнатур электронной почты Hubspot

hubspot.com

Hubspot.com генератор подписей довольно простой, как и MySignature, но у него нет готовых шаблонов. В остальном сервисы очень похожи друг на друга.

Особенностью этого инструмента является то, что Вы можете изменять общий цвет темы, цвет текста. Кроме того, сервис hubspot позволяет прикрепить картинку и разместить на ней произвольный текст.

3. WiseStamp

wisestamp.com

WiseStamp — довольно продвинутый и более сложный инструмент, чем остальные сервисы. Здесь помимо стандартных полей таких как Имя, Название компании, Номера телефона, Вы сможете создавать свои настраиваемые поля.

Кроме того, сервис позволяет опубликовать даже статусы различных приложений. Например, можно добавить кнопку поделить от Facebook, ретвитнуть от Twitter, последний статус Facebook и многое другое.

Также можно включать в подпись и короткие сообщения, сообщения из какого-либо блога на WordPress. Жаль, что большая часть инструментов доступа только после перехода PRO версию, которая является платной.

4. NewOldStamp

newoldstamp.com

Сервис NewOldStamp уж совсем примитивен по сравнению с конкурентами. Кроме того, не многие инструменты доступны бесплатно.

Бесплатная версия позволит добавлять всю регулярную информацию, например имя, адрес, номер телефона, идентификатор Skype, веб-сайт и т. д.

5. CodeTwo Бесплатный генератор электронной почты электронной почты

mail-signatures.com

Если Вы хотите включить в свою электронную подпись различную графику, сервис mail-signatures.com, лучший вариант. Здесь можно выбрать поставщика услуг электронной почты, а подпись, которая будет создана, автоматически станет совместима на 100% с ним. Кроме личной информации, можно включить логотип компании и установить на нём ссылку.

Также можно выбрать из богатой коллекции готовых шаблонов лучший вариант и отредактировать его. Таким образом, этот сервис дает возможность создать более индивидуальную профессиональную электронную подпись.

6. Si.gnatu.re

si.gnatu.re

Si.gnatu.re сервис, который является самым продвинутым из представленных здесь по своему стилю. Он позволяет создать наиболее стильную подпись, которую к тому же можно изменить как угодно. Можно произвести более тонкую настройку всего, например, изменить ширину, положение логотипа, семейство шрифтов, размер шрифта, цвет ссылки и т. д.

Представленные здесь сервисы позволят в полной мере сгенерировать индивидуальную подпись, которая позволит Вам выглядеть в глазах коллег и клиентов продвинутым пользователем.

Подпись с логотипом

В глазах Ваших деловых партнеров электронное письмо будет иметь большую значимость если подпись к нему будет украшена логотипом подобно визитке.

Чтобы сделать такую подпись, нужно воспользоваться текстовым редактором MS Word. В нашем примере, мы создали таблицу, в одну ячейку которой мы поместили логотип нашей компании, а в другую контактную информацию.

Затем просто скопировали эту таблицу в окно управления подписями Outlook. Для того, чтобы при переносе таблицы в Outlook границ не было видно, в текстовом редакторе Word предварительно поменяем их цвет на белый.

На этом все. Если остались вопросы, оставляйте их в комментариях под статьей.

Похожие статьи:

  • Как добавить подпись в Mozilla Thunderbird Как и во всех прочих почтовых программах, в Mozilla Thunderbird также предусмотрена возможность создания подписи, которая будет прикрепляться к каждому…
  • Как перенести почту из Outlook в Thunderbird Перейти на почтовый клиент Mozilla Thunderbird после MS Outlook не составит особых проблем для пользователя, ведь интерфейсы обеих программ очень…
  • Настройка автоархивации Mozilla Thunderbird Так уж случилось, что в данном почтовом клиенте на момент написания статьи, функция автоматизации резервного копирования писем встроенными средствами не…

Как удалить подпись из писем

    Запустите почта приложение на вашем Mac.

Нажми на компоновать кнопка или нажмите ⌘N на вашей клавиатуре.

Запустить почту с панели запускаПочта на Mac, Строка меню, Новое сообщение

Выбрать Никто для вашей подписи, или выберите текст подписи и нажмите удалять на клавиатуре.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector