Top-office11.ru

IT и мир ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать автозаполнение в word

Как сделать автозаполнение в word

Автозаполнение в ворде позволяет текстовому редактору автоматически исправлять ошибки. Например, вместо написания слова "вермя", проставляется автоматически "время" после нажатия кнопки пробела. Чтобы вернуть первоначальное написание после исправления, можно воспользоваться сочетанием клавиш "Ctrl + Z".

Если вы хотите изменить исправление, нужно поместить курсор мыши на слово, под словом появится знак подчеркивания. Переместите мышь поверх поддеркивания, чтобы открыть меню автозамены. Щелкните сначала по этой кнопке, затем по строке Отменить автозамену (например, Отменить автоматический ввод прописных букв).

Обратите внимание что вы можете прекратить исправления в документе Word, выбрав команду Отменить автоматическое исправление.

Настроить функцию автозамены можно в Сервис – Параметны автозамены.

Автоматический ввод текста шаблона.

Если у вас есть фраза, предложение, которое вы постоянно используете, то вы можете самостоятельно настроить автозамену (или автотекст) так, чтобы эта фраза вставлялась в текст сама вместо другой фразы.

Чтобы сохранить и использовать шаблон текста с помощью автозамены:

  1. Выделите образец текста для шаблона.
  2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть окно автозамены.
  3. Выберите вкладку автозамена. Ваш текст шаблона появится в окне Заменить на.
  4. Если шаблон включает форматирование и вы хотите, чтобы оно выполнялось каждый раз, когдавставляете шаблон, активизируйте опцию Форматированный текст; в противном случае оставьте активизированной опцию Обычный текст.
  5. В текстовом поле Заменить наберите короткое сокращение или код. Например, можно добавить код адр, как показано на рисунке.
  6. Нажмите кнопку Добавить.
  7. Нажмите кнопку ОК.

Для использования автотекста введите сокращение, которое вы ввели на шаге 5, и затем наберите пробел или знак препинания либо нажмите клавишу Enter или Tab.

Также для пользования шаблоном можно применять Автотекст.

В этом случае ввести шаблон можно, напечатав первоначальные символы шаблона.

Тогда Word покажет область автоматического завершения, демонстрируя вам остальную часть текста, и вы нажмете клавишу Enter, чтобы завершить текст. Этот путь позволяет не запоминать сокращения, на которых основана техника автозамены.

Чтобы сохранить и использовать текст шаблона с функцией автотекста Word:

  1. Выберите текст шаблона.
  2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть диалоговое окно автозамены.
  3. Перейдите на вкладку автотекст. Ваш шаблон текста появится в текстовом поле Имя элемента, как показано на рисунке.
  4. Удостоверьтесь, что установлен флажок Показать предложения заершения.
  5. Нажмите кнопку Добавить.
  6. Нажмите кнопку ОК.

Для использования шаблона наберите первы несколько букв текста и затем нажмите клавишу Enter.

Еще один способ – выбрать "Автотекст" на панели инструментов.

Печать списка элементов автотекста.

Чтобы получить распечатку всех элементов автотекста Word, выберите пункт меню Файл -> Печать, в поле со списком Напечатать укажите вариант Элементы автотекста.

Читать еще:  Почему Адобе Флеш Плеер не запускается автоматически

Если необходимо повторить какой-то заданный участьк текста, то используется Автотекст.

Чтобы выполнить автозаполнение в Office Word, используется Автотекст. Повторяющийся участок текста можно сделать автотекстом и каждый раз пользоваться готовым.

Автотекст. Текстовые или графические элементы можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Для этого пользуемся меню "вставка" – "автотекст" – "автотекст" и присваиваем данному участку текста комбинацию клавиш. Такая функция предусмотрена в Word-2007, а в Word-10 ее нет. Поэтому следует добавить соответствующую кнопку, настроив панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа – контекстное меню "другие команды" – настройки – "команды не на ленте" – "Автотекст". Далее добавляем ее справа при помощи кнопки "добавить" и она появляется на панели быстрого запуска в Word.

Посмотрим видео, как пользоваться данной функцией.

Часто в MS Word приходиться заполнять большие таблицы с нумерованными строками (списки). Или с такими элементами, которые очень удобно и быстро делаются в программе MS Excel (к примеру атоматическая нумерация), но невсе знают как воплощаются подобные приемы в обычных таблицах редактора MS Word.

Полезная функция – автоматическое расширение после ввода любых данных в смежные ячейки (по вертикали и по горизонтали). Если данные введены в ближайшей ячейке справа от таблицы – добавится столбец, а если под таблицей – строка.

Расширим таблицу с помощью ввода данных в смежную ячейку. В ячейку D1 введите текст «Прибыль» и автоматически добавится новый столбец. После ввода в ячейку справа от нее появился инструмент с выпадающим меню:

АВТОМАТИЧЕСКОЕ ДОБАВЛЕНИЕ СТРОК И СТОЛБЦОВ В ТАБЛИЦУ EXCEL

  1. «Отменить авторазвертывание таблицы» – отменяет создание новой колонки. В этой ситуации для данной опции так же можно нажать комбинацию клавиш CTRL+Z – результат будет тот же.
  2. «Не развертывать таблицы автоматически» – опция полностью отключает автоматическое расширение всех таблиц при заполнении смежных ячеек.
  3. «Параметры автозамены» – открывает диалоговое окно «Автозамена» с активной закладкой «Автоформат при вводе».

АВТОМАТИЧЕСКОЕ ДОБАВЛЕНИЕ СТРОК И СТОЛБЦОВ В ТАБЛИЦУ EXCEL

Чтобы снова включить автоматическое добавление строк и столбцов таблицы при заполнении ближайших ячеек следует открыть настройки программы: «Файл»-«Параметры»-«Правописание»-«Параметры автозамены»-«Автоформат при вводе». На данной вкладке отмечаем галочкой опцию: «Выполнять в ходе работы»-«Включать в таблицу новые строки и столбцы».

Повторить одно и то же значение ячейки в столбце с помощью маркера заполнения

Если вы хотите повторить одно и то же число (или даже текст) в столбце, вы можете легко сделать это в Google Таблицах. Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите быстро заполнить ячейки A3: A11 тем же значением, что и в A2.

Читать еще:  Что делать, если Google Календарь не работает

Ниже приведены шаги для этого:

  • Выберите ячейку A2
  • Поместите курсор на значок маркера заливки (синий квадрат в правом нижнем углу выделения).
  • Удерживая левую клавишу мыши (трекпада), перетащите ее в ячейку A11.

Вышеупомянутые шаги заполнят один и тот же идентификатор отдела во всех ячейках.

Совет от профессионалов : если у вас есть данные в соседнем столбце (слева или справа), вы также можете просто дважды щелкнуть значок маркера заполнения (вместо щелчка и перетаскивания). Двойной щелчок сделает то же самое и заполнит столбец до последней заполненной ячейки в соседнем столбце.

Способ 3 — через функцию =СТРОКА()

Если ваш список увеличивается строго вниз, то способ через функцию СТРОКА будет оптимальным.

Функция =СТРОКА() возвращает порядковый номер строки для текущей ячейки, начиная со строки №1

Зная это, мы можем найти закономерность и здесь. Введём формулу в ячейку E2:

Способ 3 — через функцию =СТРОКА()

Как видите, результат работы функции — это число 2. Строка вторая, значит в результате будет 2.

Чтобы нам получить правильный результат, нужно подкорректировать формулу и уменьшить результат на количество строк шапки, то есть на одну строку. Для этого просто вычитаем единицу из самой функции.

Способ 3 — через функцию =СТРОКА(B2)-1

Способ удобен тем, что если нам нужно пронумеровать каждый элемент списка отдельно. Мы можем скопировать формулу в любое место таблицы и получить мгновенный результат.

Как это работает. Механика функции простыми словами: «у ячейки с таким адресом вот такой номер строки». И нам, чтобы начать список с первого пункта, нужно этот номер строки уменьшить на количество строк шапки нашей таблицы. Так мы и получаем желаемый результат.

Структура программы Excel

В качестве рабочей области программы выступает своеобразный лист с клетками (ячейками). Также в рабочей области есть дополнительные элементы управления:

Интерфейс программы Эксель

Для добавления значений в ячейку кликаем по ней левой мышкой, и, используя клавиатуру, вводим необходимые значения в виде чисел, денег, текста, процентов и так далее. Для установки или смены формата ячейки, щелкаем по ней правой мышкой – открывается контекстное меню с настройками, где необходимо выбрать раздел «Формат ячеек». Также к форматированию ячее можно приступить через нажатие сочетания горячих клавиш на клавиатуре «Ctrl+1». Для быстрой установки числового формата нажимаем комбинацию «CTRL+SHIFT+1». Дата и время в ячейке может отображаться в соответствии с несколькими форматами – для удобства выбираем любой из них.

Как форматировать ячейки в Эксель

Почему автозаполнение не работает?

Однако иногда вы можете обнаружить, что даже если вы введете первый символ существующей строки, строка не появится. И мы выяснили причину.

Автозаполнение не отображается

Теперь мы ввели фразы «DataNumen Excel Repair»В A1 и«DataNumen Access Repair»В ячейку A2. Теперь в ячейке A3 нам нужно ввести ту же фразу «DataNumen Excel Repair». Но когда мы набираем символ «D», эта строка не появляется.

Читать еще:  Чем отличается SSD от HDD

Автозаполнение не появляется

Даже если мы введем «DataNumen, либоDataNumen ”(С пробелом), он по-прежнему не появляется.

До сих пор многие могут думать, что функция автозаполнения перестает работать, или Excel просто ожидает, что вы введете другую строку с умом, чтобы больше не выполнялось автозаполнение.

Но это не тот случай. На самом деле есть две разные фразы с одинаковым началом «DataNumen ”(С пробелом) в ячейках A1 и A2. Поэтому, если вы набираете только часть или весь «DataNumen ”(С пробелом) в A3, Excel не знает, хотите ли вы ввести то же значение, что и A1 или A2. Следовательно, автозаполнение не появится. Только когда количество введенных символов достаточно велико, чтобы соответствовать ТОЛЬКО одной из существующих строк, появится автозаполнение.

Итак, в приведенном выше случае, если мы продолжим вводить символ «E» в ячейку, будет ТОЛЬКО одна существующая строка, которая соответствует вашему вводу, то есть «DataNumen Excel Repair”, Поэтому при автозаполнении эта строка снова появится.

Автозаполнение появляется снова

С другой стороны, мы также можем решить проблему неопределенности, указав Excel, какую строку мы хотим напрямую. Просто сделайте следующее:

  1. Введите первые несколько символов строки.
  2. Нажимайте сочетания клавиш «Alt + ↓»
  3. В раскрывающемся списке появится вся существующая строка с такими же символами в начале.
  4. Выберите нужную строку вместо того, чтобы вводить все ее символы вручную.

Раскрывающийся список

Кроме того, вы также можете щелкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать «Выбрать из раскрывающегося списка», чтобы также вызвать раскрывающийся список.

Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query».

Правда нужно отметить, что этот способ подходит только пользователям Excel 2016 и пользователям Excel 2013и выше с установленной надстройкой «Power Query».

Смысл способа в следующем:

Необходимо открыть вкладку «Power Query». В разделе «Данные Excel» нажимаем кнопку (пиктограмму) «Из таблицы».

Из таблицы -Power QueryИз таблицы -Power Query

Далее нужно выбрать диапазон ячеек, из которых нужно «притянуть» информацию и нажимаем «Ок».

Источник данных для запроса Power Query

Источник данных для запроса Power Query

Настройка таблицы в Повер Квери

После выбора области данных появится окно настройки вида новой таблицы. В этом окне Вы можете настроить последовательность вывода столбцов и удалить ненужные столбцы.

После настройки вида таблицы нажмите кнопку «Закрыть и загрузить»

Обновление полученной таблицы происходит кликом правой кнопки мыши по названию нужного запроса в правой части листа (список «Запросы книги»). После клика правой кнопкой мыши в выпадающем контекстном меню следует нажать на пункт «Обновить»

Обновление запроса в PowerQuery

Обновление запроса в PowerQuery

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector