Top-office11.ru

IT и мир ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как настроить папки и фильтры в Outlook

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

  • В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

  • В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

В случае больших писем и данных ручной обходной путь может зависнуть и привести к сбою. Это приводит к потере данных, поэтому требуется программное решение для сохранения электронных писем Outlook Web Access на рабочем столе. Этот метод не является бесплатным, но это более надежный, быстрый и безопасный способ загрузки данных OWA.

Утилита резервного копирования Outlook.com может извлекать электронные письма, вложения, контакты, задачи и календари OWA в локальное расположение пользователя. Программное обеспечение быстро выполняет резервное копирование всех данных в форматы файлов PST / MSG и EML.

Вы можете найти пробную версию программного обеспечения здесь:

Давайте узнаем, как сохранять электронные письма из Outlook Web App с помощью инструмента резервного копирования Outlook.com:

1. Загрузите и запустите инструмент на своем компьютере.

войдите в инструмент

2. Введите свой Учетные данные OWA а затем выберите нужные папки в учетной записи OWA, чтобы сохранять электронные письма из веб-приложения Outlook.

выберите элементы почтового ящика для сохранения

3. Выберите формат электронной почты и нажмите на Просматривать чтобы указать желаемое место для сохранения экспортированных писем.

выберите формат и место для сохранения электронных писем OWA

4. Нажмите на Кнопка Пуск к сохранять электронные письма OWA на компьютер.

сохранять электронные письма из веб-приложения Outlook

Помимо этого, программное обеспечение предоставляет более продвинутые функции, такие как Фильтры даты, возможность разбить файл PST на более мелкие части, и параметры соглашения об именах.

Вам нужно сохранить электронную почту Outlook в формате PDF?

Теперь очень легко использовать эту эффективную утилиту резервного копирования Hotmail. Он просто загружает и сохраняет каждое электронное письмо вашей учетной записи Outlook в формате PDF через объект периодического производства. Кроме того, получите несколько возможностей для еще более простого преобразования электронной почты.

Скачать инструмент Купить сейчас

Метод № 2: загрузка сообщений электронной почты Outlook Web App в формате PST (для небольшого количества данных)

Поскольку PST-файл является файлом базы данных настольного приложения Outlook, мы можем переместить все необходимые элементы данных из почтового ящика Outlook Web Access в новый PST-файл Outlook и сохранить этот файл данных на рабочем столе.

Предпосылка: Для выполнения этого метода в пользовательской системе должен быть установлен настольный клиент Microsoft Outlook.

Теперь приступим к шагам:

  • Первоначально настройте свой Настольное приложение Outlook с учетной записью Outlook Web App.
  • Теперь перейдите к Файл вариант >> выбрать Возможность импорта и экспорта.
Читать еще:  BlueStacks настройка, чтобы поиграть на ПК в игры для Android

  • Перейти к Экспорт в файл а затем нажмите на Файл данных Outlook чтобы перенести все данные OWA в файл PST.

  • Отметить как Подпапки флажок.

  • Наконец, нажмите на Заканчивать кнопка.

С помощью этого метода вы узнали, как сохранять электронные письма из Outlook Web App на компьютер вручную. Этот метод рекомендуется использовать только тогда, когда вам нужно сохранить данные небольшого размера, и избегать в случае больших данных OWA. При тестировании этого процесса мы столкнулись с множеством практических случаев, когда некоторые данные терялись.

Заключительные слова

Пользователи имеют как ручной, так и автоматический способ сохранения электронных писем из Outlook Web App на компьютер. Оба метода применимы для резервного копирования данных почтового ящика электронной почты Outlook Web Access, но это зависит от размера данных и потребностей пользователя. Если пользователю нужно безопасное и быстрое решение, то инструмент резервного копирования OWA считается идеальным решением.

A. Да, вы можете легко загрузить все электронные письма в хранилище вашей системы без потери данных.

A. Да, если вы используете инструмент, упомянутый в статье, вы можете сохранять электронные письма Outlook Web App на компьютер вместе с соответствующими вложениями.

A. Да, вы можете сначала бесплатно загрузить инструмент и попробовать все функции. После этого вы можете приобрести лицензионную версию.

2. Выберите, какая папка отображается при запуске Outlook

Изменить, какая папка открывается при запуске Outlook

Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook, вы можете выбрать почтовый ящик, который вы хотите отображать по умолчанию при открытии Outlook. Или вы можете выбрать другую папку, кроме папки «Входящие», если хотите.

Идти к Файл> Параметры и нажмите продвинутый в левой панели на Параметры Outlook диалоговое окно.

в Запуск и выход из Outlook раздел, нажмите Просматривать. На Выберите папку В диалоговом окне найдите нужную учетную запись и выберите «Входящие» или другую папку, в которой вы хотите запустить Outlook.

Мы обнаружили, что этот параметр не всегда остается неизменным. Дайте нам знать в комментариях, если это сработало для вас.

MS Office Outlook 2010

Кликните Файл — Настойка учетных записей

Читать еще:  d3dx9 43 dll скачать бесплатно для windows 7 xp и др…

54zvxofvqwxwfuav78z_prqbq3w.png

Затем кликните по имени учетной записи и кликните по Изменить

ztfl-bexykg3ltxf9sai7lxgtl8.png

В открывшемся окне «Параметры электронной почты Интернета» кликните по Другие настройки

calwxmfv09xwefal4qfu3-kixgy.png

Затем перейдите на последнюю вкладку Дополнительно и отметьте параметр «Оставлять копии сообщений на сервере».Тут же можно указать когда производить очистку сервера (письма удаляться с сервера, но останутся в почтовой программе).

la6c9frtqdpexloscfebkjqxkig

Использование условного форматирования в Outlook

Условное форматирование позволяет вам устанавливать правила форматирования для электронных писем Outlook. Вы можете установить различные цвета, шрифты и стили для ваших сообщений электронной почты, как они появляются в вашем почтовом ящике. Для начала вам нужно создать новое правило условного форматирования.

В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,

Кнопка параметров условного форматирования в Microsoft Outlook

Создание нового правила условного форматирования

Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.

Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.

Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить новое правило условного формата в Outlook

Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.

Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.

Выберите правила шрифта условного форматирования в Outlook

Как только стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку Условие .

Кнопка Условные условия форматирования в Microsoft Outlook

Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.

Форматирование по адресу электронной почты

Чтобы добавить правило, которое применяется к электронным письмам от определенного отправителя, введите адрес электронной почты в поле от, разделяющее несколько адресов электронной почты точкой с запятой. Вы можете применить это ко всем электронным письмам, отправленным с одного сайта, набрав @ domain.com, заменив domain.com правильным доменным именем.

Вы также можете сделать это для электронных писем, которые вы отправляете, а не получаете, введя адрес электронной почты в поле Отправить.

Установка правила условного форматирования по электронной почте в Outlook

Форматирование с помощью поиска по ключевым словам

Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.

Выберите Только предметное поле в раскрывающемся меню ниже, чтобы выполнить поиск только в выбранной области ключевых слов или Поле темы и тело сообщения Возможность поиска по всей электронной почте.

Читать еще:  Не запускается Tunngle

Условное форматирование по ключевому слову в Outlook

Расширенные правила условного форматирования

Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.

Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.

Условное форматирование по статусу электронной почты в Outlook

На вкладке продвинутый вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.

Добавить в список чтобы добавить этот расширенный критерий поиска к правилу форматирования. В приведенном ниже примере показан расширенный поиск по всем электронным письмам, содержащим «Ben» в поле содержание.

Расширенные правила условного форматирования в Outlook

Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.

Создание категорий приоритетов в реализации задач.

После прочтения книги Глеба Архангельского «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010» выявил много инструментов для работы с Outlook. Сильно понравилось решение по созданию приоритетов к задачам. Указанный подход на практике доказал эффективность.

Для это прописываются следующие категории:

  • День – срок исполнения задачи или поручения в течении 3 рабочих дней;
  • Неделя – срок исполнения задачи или поручения в течении 2 рабочих недель;
  • Год – срок исполнения задачи или поручения в течении квартал или более.

Соответственно при фильтрации активных задач ПМ может для себя выставлять приоритеты в ежедневном и еженедельном планировании. Рекомендуется при настройке категорий назначить горячи клавиши (Рис. 14).

clip_image021

Рисунок 14. Пример присвоения категорий для задач и поручений.

10. Командная строка

Microsoft Outlook: Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

  • outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
  • outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
  • outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
  • outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector